如果你是行政助理，大概率经历过这样的场景：日程、会议、文书事务琐碎，而会议时间协调又必须按时交付。用 AI 辅助，目标不是“让 AI 替你做完”，而是让你更快拿到一个可修改的会议邀请。

这个任务里 AI 的位置

  • 适合：参会人可用时间比较多、需要快速形成会议邀请初稿，或者需要换个角度查漏补缺的时候。
  • 谨慎：材料涉及未公开或敏感信息、结论需要专业资质背书，或者容易出现“时区错误”的情况。
  • 不适合：需要现场判断、当面沟通或承担最终责任的环节——这些仍由行政助理本人完成。
  • 预期：AI 负责“快”和“全”，你负责“准”和“对”。把节省下来的时间用在复核和沟通上，整体质量才会提升。

把关的四个维度

  • 事实：每一条信息都能在参会人可用时间中找到依据。
  • 完整：该有的部分没有遗漏。
  • 风险：没有出现“时区错误”。
  • 表达：读者能看懂，语气得体。

审阅提示词

下面是一份会议邀请的草稿。请你站在挑剔的审阅者角度：
1. 找出事实可能有误、缺少依据或前后矛盾的地方；
2. 检查是否存在这个风险：时区错误；
3. 指出读者可能看不懂的表述；
4. 给出修改建议，但不要直接改写全文。
草稿：【粘贴】

最终核对清单

  • 输入的参会人可用时间已脱敏，不含不该外传的信息
  • 已告诉 AI 这份会议邀请的读者和用途
  • 输出中的数字、日期、名称都已回到原始材料核对
  • 已专门检查：时区错误
  • 标注为【待确认】的内容都已补齐或删除
  • 语气和格式符合单位或行业惯例
  • 涉及专业判断、承诺或责任的内容，由本人或有资质的人确认
  • 好用的提示词和最终版本已存档

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注：模板与提示词仅作演示，请按实际情况调整；涉及法律、财务、医疗等专业判断时，以有资质的专业人士意见为准。