如果你是行政助理，大概率经历过这样的场景：日程、会议、文书事务琐碎，而办公采购比价又必须按时交付。用 AI 辅助，目标不是“让 AI 替你做完”，而是让你更快拿到一个可修改的比价表。

先判断适不适合

  • 适合：采购需求比较多、需要快速形成比价表初稿，或者需要换个角度查漏补缺的时候。
  • 谨慎：材料涉及未公开或敏感信息、结论需要专业资质背书，或者容易出现“只看价格”的情况。
  • 不适合：需要现场判断、当面沟通或承担最终责任的环节——这些仍由行政助理本人完成。
  • 预期：AI 负责“快”和“全”，你负责“准”和“对”。把节省下来的时间用在复核和沟通上，整体质量才会提升。

流程图

采购需求
   │  ① 脱敏、筛选
   ▼
提示词（角色 + 目标 + 约束 + 示例）
   │  ② AI 生成大纲 → 人确认
   ▼
AI 分段生成 比价表
   │  ③ 人工核对：事实 / 数字 / 只看价格
   ▼
AI 审阅挑错 → 人最终修改
   │  ④ 存档提示词与终稿
   ▼
交付

每一步怎么做

  1. 整理输入：收集采购需求，删去与任务无关的内容，并把姓名、联系方式、金额等敏感信息替换成占位符。
  2. 说清目标：用一两句话写明这份比价表给谁看、用来做什么决定。目标越具体，AI 的输出越少跑偏。
  3. 先要大纲：让 AI 先给结构，确认没有漏项再让它展开，比一次性生成全文更容易控制质量。
  4. 分段生成：较长的内容按小节分别生成，每段都检查一次，避免后面越写越偏。
  5. 人工核对：重点检查“只看价格”这一类问题，所有数字、名称、日期都回到原始材料对一遍。
  6. 沉淀模板：把这次效果好的提示词和最终版本存下来，下次直接复用，办公采购比价会越来越快。

延伸阅读

注：模板与提示词仅作演示，请按实际情况调整；涉及法律、财务、医疗等专业判断时，以有资质的专业人士意见为准。