如果你是行政助理，大概率经历过这样的场景：日程、会议、文书事务琐碎，而邮件分类又必须按时交付。用 AI 辅助，目标不是“让 AI 替你做完”，而是让你更快拿到一个可修改的待办与优先级。

什么时候适合用 AI

  • 适合：收件箱摘要比较多、需要快速形成待办与优先级初稿，或者需要换个角度查漏补缺的时候。
  • 谨慎：材料涉及未公开或敏感信息、结论需要专业资质背书，或者容易出现“误判紧急程度”的情况。
  • 不适合：需要现场判断、当面沟通或承担最终责任的环节——这些仍由行政助理本人完成。
  • 预期：AI 负责“快”和“全”，你负责“准”和“对”。把节省下来的时间用在复核和沟通上，整体质量才会提升。

15 分钟流程

  • 第 0–3 分钟：挑出收件箱摘要中最关键的部分，脱敏。
  • 第 3–6 分钟：用基础提示词生成初稿，要求标注待确认处。
  • 第 6–12 分钟：逐段核对事实和数字，删掉没有依据的内容。
  • 第 12–15 分钟：检查“误判紧急程度”，调整语气后交付。 赶时间时宁可内容少一点，也不要跳过核对。

快速版提示词

你是一名经验丰富的行政助理助理。
任务：根据我提供的材料，完成「邮件分类」，输出一份待办与优先级。
材料：【粘贴收件箱摘要，已删除姓名、电话等敏感信息】
要求：
1. 先列出你理解的目标和受众，再给出正文；
2. 信息不足的地方用【待确认】标出，不要自行编造；
3. 结构清晰，使用小标题和要点；
4. 最后单独列出需要我人工核对的 3–5 处。

人机分工

  • AI 可以做：整理材料、搭结构、写初稿、改写语气、列出可能遗漏的点。
  • 必须人工做：确认事实和数字、判断取舍、处理“误判紧急程度”这类风险、对外发送前的最终确认。
  • 双人复核的情况：涉及金额、合同、个人信息、对外承诺或专业意见时，建议再找一位同事看一遍。

延伸阅读

说明：文中示例人物与场景均为虚构；AI 输出可能有误，请结合专业判断复核，并遵守所在单位关于 AI 工具与数据的规定。