异常说明要让没在现场的人也能决定：退、换、让步接收还是复检。 AI 帮你把口语变成字段齐全的叙述；数量与批次号必须以 WMS/纸单为准。

典型异常

短少、溢装、外箱破损、标签不符、温度记录缺失（冷链）。每类的「必填证据」不同，提示词里应切换证据清单。

现场采集（人做）

  • 采购单号 / ASN
  • 实收 vs 应收差异表
  • 照片编号或云盘路径
  • 承运方单据号

提示词

把入库异常口述整理成工单说明（中文，供内部系统粘贴）。
口述：{{口述}}
系统数字（只准用这些）：应收 {{}} 实收 {{}} 单号 {{}}
输出字段：
异常类型｜差异明细｜证据索引｜初步影响（能否上架）｜建议下一步（退运/补发/让步/质检）｜需谁确认
禁止猜测缺失数量；未知写【待盘点确认】。客观语气，不指责司机个人。

技巧

  • 先表格后散文：很多 WMS 只要字段；说明段给采购邮件用。
  • 「疑似」「看起来像进水」要标主观，避免被当成质检结论。

和客服话术分开

对承运商/供应商的对外邮件另用模板，内部工单不要直接转发。对外需商务授权。

相关阅读：家电维修进度更新、水管工紧急报价，更多 AI 使用示例。

让采购看懂「能不能先上架」

异常说明里最有用的一句往往是：「外观破损但内物未开封，建议质检抽检后上架」或「标签不符，整板暂扣」。把建议写成可选动作，由采购勾选，而不是仓管擅自报废。照片索引用稳定文件名（单号_序号），避免「如图」却找不到图。

夜班口述可用语音转文字再丢给模型整理；整理后必须回看数字是否与系统一致。对承运商索赔邮件另套模板，删除内部对司机的主观评价。冷链断温要单独升级路径，勿与普通外箱破损混用同一提示词。

差异表怎么喂给模型

用制表符或 CSV 粘贴「SKU、应收、实收、差异」，比自然语言更不易数错。模型负责叙述与建议字段，算术以表格为准；可要求它「复述差异合计，若与表格不符则报错」。溢装与短少同时存在时，分两段写，防止采购只看到其中一个。

质检让步接收要记录授权人，说明里留【授权待填】。对外索赔金额计算不在仓管模板范围。周末值班可用更短的「异常速记」模板，周一再扩成完整工单叙述。

与盘点系统的衔接

异常说明保存后，应能跳转到对应盘点任务或差异单号。若系统只支持纯文本，把字段名写全并保持顺序稳定，方便日后解析。模型偶尔会把「待盘点确认」写成确定数字，审核时重点盯这一处。培训临时工时，先练拍照与填表，再练「口述→AI 整理」。示意字段名可按你们 WMS 调整。