档案馆用 AI 写借阅指引：材料清单、流程步骤与拒借说明
档案馆可以用 AI 把查档规章改写成公众能看懂的借阅指引与材料清单。 开放范围与隐私条款以馆方文件为准，AI 不扩大可查范围。
场景
接待窗口反复回答「要带什么证」「能不能代查」。电话咨询口径不统一，投诉「说能查结果又不给」。
工具
- 对话助手
- 现行借阅办法与隐私规定
- 官网或纸质告知书
步骤
- 摘录规章原文要点（身份证明、委托书、可查类型）。
- 让 AI 改写成步骤化指引，并单列「不能查/需审批」。
- 法务或馆长审核后发布。
- 窗口话术与官网保持同版。
提示词
你是档案馆公共服务文案助手。根据规章要点写三份材料：
1. 个人查档材料清单与到馆步骤
2. 委托他人查档所需文件
3. 无法提供时的拒借说明（礼貌、引用规则类型，不编造条款编号）
要求：短句、条目化；涉及隐私写「依据馆方档案开放与隐私规定」；不承诺加急时限除非规章写明。
规章要点：
【粘贴】
示例输出（示意，内容为虚构）
拒借说明：「很抱歉，您申请的内容属于【未开放/涉及第三方隐私】范围，按馆方规定暂不能提供复制件。您可携带身份证件咨询【咨询台】了解可替代路径。」
技巧与坑
- 禁止让 AI「解释法律效力」过深；复杂问题转专业部门。
- 数字化目录与纸质目录范围可能不同，要分写。
变体
- 生成「民生档案（婚姻、知青等）」专页指引。
- 中英对照指引给境外申请人。
落地检查
指引上线前，请窗口同事用三种身份走查：本人查、亲属委托、律师持手续。发现「口头能通融」的步骤，要么改规章要么改指引，避免文实不符。拒借说明要预留人工补一句的空间，但不要授权模型临时发明新开放范围。
网站、海报、窗口口头三处版本号保持一致，改一处就同步。
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写完模板后，建议在真实场景试运行一次，把含糊句子改成你们行话，并删掉任何模型编造的数字、法规条款号或保证措辞。把终版存入共享文档并注明适用日期，避免同事继续使用过期口径。
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