先说清楚它是什么：Whimsical AI 属于「设计与创意」方向的在线服务，白板与流程图工具 Whimsical 的 AI 生成功能。

这篇写给负责在团队里引入它的人：账号、权限、数据和费用怎么管。

上线前

  • 开通团队空间并按部门分组。
  • 启用单点登录（如支持）并关闭个人账号混用。
  • 设置成员角色：管理员 / 编辑 / 只读。
  • 确认数据保留期限与导出方式。
  • 指定一名负责人跟进账单与用量。

制度与培训

  • 写一页使用规范：能做什么、不能上传什么、产出由谁负责。
  • 准备 3 个标准任务的示例，如「头脑风暴整理」「一键生成 PPT」
  • 设立反馈渠道，收集好用的提示词和踩过的坑。
  • 每季度复查一次账号、权限与费用。

给成员的标准示例

头脑风暴整理

输入：白板上的几十张便签。

把这些便签按主题聚类，给每类起一个标题，标出重复观点，最后列出票数最高的 5 个想法。

验收标准：重复观点被合并。

数据分级建议

  • 公开信息：可以直接使用。
  • 内部信息：在企业账号内使用，避免个人账号。
  • 机密信息：脱敏后使用或禁止使用。
  • 受监管数据（身份证号、病历、财务明细等）：除非有明确合规方案，否则不要输入。

延伸练习

流程图梳理

输入：一段口述的业务流程。

把下面的业务流程画成泳道图，泳道为客户、客服、仓库和财务，标出判断节点和异常分支。

交付前确认：异常分支没有遗漏。

营销物料改尺寸

适用情况：手头有一张已定稿的主视觉时。

把这张主视觉适配为公众号封面、小红书竖图和朋友圈海报三个尺寸，保持文字可读，主体不被裁切。

交付前确认：三个尺寸文字都清晰。

App 线框图

适用情况：手头有一段功能需求描述时。

根据需求生成一个移动端「预约服务」流程的线框图：首页、服务列表、选择时间、确认订单 4 个页面，低保真灰阶风格，标注每个页面的主要操作按钮。

检查点：4 个页面跳转逻辑完整。

常见问题：图表数据被改动

数据页手动核对，或只让 AI 生成图表样式。

常见问题：PPT 内容空洞

先自己写好每页要点，再让工具负责排版。

常见问题：多人协作版本混乱

约定命名规则，定稿版本单独标记。

概念补充：品牌套件

Logo、配色、字体等品牌元素的集合。

概念补充：设计系统

统一的颜色、字体、组件规范，AI 生成时可作为约束。

适合人群：咨询顾问

咨询顾问可以用 Whimsical 处理行业研究、访谈整理等工作。需要注意：客户机密遵守保密协议，研究结论注明来源。

适合人群：行政与助理

行政与助理可以用 Whimsical 处理会议安排与纪要、通知公告等工作。需要注意：员工个人信息与内部文件按权限管理。

适合人群：自媒体创作者

自媒体创作者可以用 Whimsical 处理选题与脚本、封面与剪辑等工作。需要注意：注意素材版权与平台规则，AI 生成内容按平台要求标注。

写在最后

文中提示词和示例仅作示意，实际效果取决于你的材料和 Whimsical 当前版本，重要内容请人工核对后再使用。

本文基于 Whimsical AI 公开的定位与通用用法编写，具体功能、套餐与可用地区以官方页面为准，产品更新后界面和名称可能变化。

延伸阅读