基于节点与超级标签的笔记工具，内置 AI 与会议记录——这是 Tana 最主要的用途，也是本文讨论的前提。

这篇不讲概念，直接给能复制修改的模板，以及每个模板该怎么填。

模板怎么用

每个模板都由三部分组成：背景（你是谁、要做什么）、约束（格式、篇幅、禁止事项）、验收（怎样算合格）。把方括号里的内容换成你自己的信息即可。

模板 1：读书笔记整理

适合：一周的阅读高亮。

把这些高亮按主题归类，每类写一段 100 字以内的总结，并列出 3 个可以马上实践的行动。

填写提示：先用一份小样本试跑，再处理完整材料；验收看「行动具体可执行」。

模板 2：邮件分拣

适合：收件箱里一天的邮件。

把今天的邮件分为「需要今天回复 / 本周处理 / 仅供知悉」三类，每封给一句摘要，需要回复的附上建议回复要点。

填写提示：要求它在不确定处标注，而不是自行补全；验收看「紧急邮件没有被漏掉」。

模板 3：制度文档问答

适合：公司的报销或请假制度。

根据这份制度回答：出差住宿超标怎么处理？请引用制度原文条款编号，制度中没有规定的请明确说明。

填写提示：如果结果太长，补一句字数或条数上限；验收看「回答引用了条款编号」。

模板维护

  • 给每个模板编号并记录修改日期。
  • 保留一份「效果好」的示例输出作为对照。
  • 团队共用时注明适用场景和负责人。

延伸练习

表格数据清洗

适用情况：手头有一份格式混乱的客户表格时。

清洗这张表格：统一日期格式为 YYYY-MM-DD，拆分「姓名电话」混写的列，标记疑似重复的行，不要删除任何数据。

检查点：原始数据未被删除。

会议纪要转任务

准备材料：一份会议纪要文档。

从这份纪要中提取所有待办事项，整理成表格：任务、负责人、截止日期、依赖项。纪要里没有写明的负责人或日期留空，不要推测。

验收标准：缺失信息留空。

项目周进度汇总

输入：项目看板中的任务列表。

根据看板数据生成本周项目进度：完成率、延期任务及原因、下周重点。延期任务按影响程度排序。

交付前确认：延期任务都被列出。

常见问题：任务提醒太多被忽略

合并提醒频率，只推送逾期与当天到期的任务。

常见问题：表格公式结果不对

让 AI 解释公式逻辑，用几行样例数据手工验证。

常见问题：文档分享后泄露信息

分享前检查权限范围与 AI 是否能访问敏感文档。

概念补充：自动化规则

满足条件时自动执行的动作，如提醒、改状态。

概念补充：多维表格

兼具表格与数据库能力的工具，可设置字段类型与视图。

适合人群：新媒体运营

新媒体运营可以用 Tana 处理内容排期、数据复盘等工作。需要注意：活动规则与奖品说明要准确，避免诱导分享等违规玩法。

写在最后

本文基于 Tana 公开的定位与通用用法编写，具体功能、套餐与可用地区以官方页面为准，产品更新后界面和名称可能变化。

文中提示词和示例仅作示意，实际效果取决于你的材料和 Tana 当前版本，重要内容请人工核对后再使用。

延伸阅读