从同类工具换到 Tana：迁移步骤清单
在「效率与办公」类工具里，Tana 的定位是：基于节点与超级标签的笔记工具，内置 AI 与会议记录。
换工具的成本常被低估，这篇按步骤列出迁移前后要做的事。
以从 Notion 迁移为例
迁移不一定是「全面替换」。很多团队会先把一部分任务交给 Tana，与 Notion 并行一段时间再决定。
迁移步骤
- 盘点资产：现在用的提示词、模板、知识库、自动化流程和历史产出。
- 确认导出方式：哪些能导出、格式是什么、哪些只能手工迁移。
- 挑 3 个典型任务（如「会议纪要转任务」「邮件分拣」）在两边同时做。
- 按同一张评分表比较结果。
- 迁移账号与权限，通知团队新的使用规范。
- 保留旧工具一段时间的只读访问，确认无遗漏后再停用。
对比测试用的任务
会议纪要转任务
准备材料：一份会议纪要文档。
从这份纪要中提取所有待办事项，整理成表格：任务、负责人、截止日期、依赖项。纪要里没有写明的负责人或日期留空，不要推测。
交付前确认：缺失信息留空。
不建议迁移的情况
- 核心流程依赖 Notion 特有的功能或集成。
- 团队刚刚完成培训，切换成本过高。
- 新工具的数据处理条款不满足要求。
更多可以试的用法
读书笔记整理
输入：一周的阅读高亮。
把这些高亮按主题归类，每类写一段 100 字以内的总结，并列出 3 个可以马上实践的行动。
验收标准：行动具体可执行。
项目周进度汇总
准备材料：项目看板中的任务列表。
根据看板数据生成本周项目进度：完成率、延期任务及原因、下周重点。延期任务按影响程度排序。
验收标准：延期任务都被列出。
制度文档问答
适用情况：手头有公司的报销或请假制度时。
根据这份制度回答：出差住宿超标怎么处理？请引用制度原文条款编号，制度中没有规定的请明确说明。
检查点：回答引用了条款编号。
常见问题：团队用法不统一
建立模板和命名规范，在团队空间置顶说明。
常见问题：任务提醒太多被忽略
合并提醒频率，只推送逾期与当天到期的任务。
常见问题：文档分享后泄露信息
分享前检查权限范围与 AI 是否能访问敏感文档。
概念补充：AI 字段
在表格中用 AI 自动生成分类、摘要等内容的字段。
概念补充：多维表格
兼具表格与数据库能力的工具，可设置字段类型与视图。
适合人群：新媒体运营
新媒体运营可以用 Tana 处理内容排期、数据复盘等工作。需要注意：活动规则与奖品说明要准确，避免诱导分享等违规玩法。
适合人群：软件工程师
软件工程师可以用 Tana 处理代码阅读与重构、测试与排错等工作。需要注意：不要把密钥和未开源代码上传到未授权工具，合并前审阅每处改动。
适合人群：行政与助理
行政与助理可以用 Tana 处理会议安排与纪要、通知公告等工作。需要注意：员工个人信息与内部文件按权限管理。
注意事项
本文基于 Tana 公开的定位与通用用法编写，具体功能、套餐与可用地区以官方页面为准，产品更新后界面和名称可能变化。
文中提示词和示例仅作示意，实际效果取决于你的材料和 Tana 当前版本，重要内容请人工核对后再使用。