基于节点与超级标签的笔记工具，内置 AI 与会议记录——这是 Tana 最主要的用途，也是本文讨论的前提。

看文档和设置项时遇到的术语，这里用一两句话解释清楚。

术语表

  • 多维表格：兼具表格与数据库能力的工具，可设置字段类型与视图。
  • AI 字段：在表格中用 AI 自动生成分类、摘要等内容的字段。
  • 双向链接：笔记之间互相引用，便于构建知识网络。
  • 模板：预设好结构的文档或流程，降低重复劳动。
  • 权限继承：子文档沿用父文档权限，分享前需检查。
  • 自动化规则：满足条件时自动执行的动作，如提醒、改状态。

和 Tana 相关的补充

  • 在线服务：Tana 的产品形态，决定了安装、权限和数据存放方式。
  • 同类产品：Notion、Capacities、Heptabase。
  • 所属方向：效率与办公。

把概念用起来

项目周进度汇总

输入：项目看板中的任务列表。

根据看板数据生成本周项目进度：完成率、延期任务及原因、下周重点。延期任务按影响程度排序。

交付前确认：延期任务都被列出。

延伸练习

会议纪要转任务

输入：一份会议纪要文档。

从这份纪要中提取所有待办事项，整理成表格：任务、负责人、截止日期、依赖项。纪要里没有写明的负责人或日期留空，不要推测。

交付前确认：缺失信息留空。

邮件分拣

输入：收件箱里一天的邮件。

把今天的邮件分为「需要今天回复 / 本周处理 / 仅供知悉」三类，每封给一句摘要，需要回复的附上建议回复要点。

检查点：紧急邮件没有被漏掉。

制度文档问答

准备材料：公司的报销或请假制度。

根据这份制度回答：出差住宿超标怎么处理？请引用制度原文条款编号，制度中没有规定的请明确说明。

交付前确认：回答引用了条款编号。

常见问题：团队用法不统一

建立模板和命名规范，在团队空间置顶说明。

常见问题：任务提醒太多被忽略

合并提醒频率，只推送逾期与当天到期的任务。

常见问题：表格公式结果不对

让 AI 解释公式逻辑，用几行样例数据手工验证。

概念补充：模板

预设好结构的文档或流程，降低重复劳动。

概念补充：多维表格

兼具表格与数据库能力的工具，可设置字段类型与视图。

适合人群：中小学老师

中小学老师可以用 Tana 处理备课与分层练习、批改反馈与评语等工作。需要注意：学生个人信息和成绩不要上传到未经学校批准的工具。

适合人群：行政与助理

行政与助理可以用 Tana 处理会议安排与纪要、通知公告等工作。需要注意：员工个人信息与内部文件按权限管理。

适合人群：新媒体运营

新媒体运营可以用 Tana 处理内容排期、数据复盘等工作。需要注意：活动规则与奖品说明要准确，避免诱导分享等违规玩法。

注意事项

所有示例输出均为示意，不代表真实统计或效果承诺；请以自己的测试结果为准。

文中提示词和示例仅作示意，实际效果取决于你的材料和 Tana 当前版本，重要内容请人工核对后再使用。

延伸阅读