先说清楚它是什么：Shortwave 属于「效率与办公」方向的在线服务，基于 Gmail 的 AI 邮件客户端。

这篇写给行政与助理：围绕会议安排与纪要、通知公告和差旅与采购比价这几类日常工作，说明它能帮上什么忙、怎么用、哪些地方必须自己把关。

行政与助理的三个高频用法

1. 会议安排与纪要

可直接复制到 Shortwave 里修改：

根据参会人的空闲时间安排一次 1 小时会议，给出 3 个备选时间，并写一封会议邀请：议题、时间、地点或链接、需要准备的材料。

把关：备选时间无冲突。

2. 通知公告

可直接复制到 Shortwave 里修改：

写一则公司通知：【事项】，包含生效时间、适用范围、具体要求和咨询联系人，语气正式简洁。

把关：通知要素齐全。

3. 差旅与采购比价

提示词示例：

对比这 3 家供应商的报价单，按价格、交付时间、售后条款列表，指出报价中含糊或缺失的项目。

把关：缺失项被标出。

也可以试试：表格数据清洗

这是「效率与办公」类工具的通用任务，行政与助理同样用得上。

清洗这张表格：统一日期格式为 YYYY-MM-DD，拆分「姓名电话」混写的列，标记疑似重复的行，不要删除任何数据。

边界与合规

员工个人信息与内部文件按权限管理。

  • 产出由行政与助理本人负责，AI 只是草稿和辅助。
  • 对外内容发布前至少看一遍。
  • 如单位有规定的工具清单，优先在清单内选择；Shortwave 的同类还有 Superhuman、Spark。

一周试用建议

选一个最常做的任务连续用 5 个工作日，记录每次节省的时间和需要修改的地方，再决定是否把 Shortwave 纳入日常流程。

更多可以试的用法

读书笔记整理

适用情况：手头有一周的阅读高亮时。

把这些高亮按主题归类，每类写一段 100 字以内的总结，并列出 3 个可以马上实践的行动。

检查点：行动具体可执行。

制度文档问答

准备材料：公司的报销或请假制度。

根据这份制度回答：出差住宿超标怎么处理？请引用制度原文条款编号，制度中没有规定的请明确说明。

检查点：回答引用了条款编号。

项目周进度汇总

输入：项目看板中的任务列表。

根据看板数据生成本周项目进度：完成率、延期任务及原因、下周重点。延期任务按影响程度排序。

验收标准：延期任务都被列出。

常见问题：文档分享后泄露信息

分享前检查权限范围与 AI 是否能访问敏感文档。

常见问题：表格公式结果不对

让 AI 解释公式逻辑，用几行样例数据手工验证。

常见问题：任务提醒太多被忽略

合并提醒频率，只推送逾期与当天到期的任务。

概念补充：AI 字段

在表格中用 AI 自动生成分类、摘要等内容的字段。

概念补充：模板

预设好结构的文档或流程，降低重复劳动。

适合人群：研究生

研究生可以用 Shortwave 处理文献阅读、开题与论文写作等工作。需要注意：遵守学校学术诚信规定，AI 只用于辅助理解和润色。

注意事项

所有示例输出均为示意，不代表真实统计或效果承诺；请以自己的测试结果为准。

涉及个人信息、商业机密或受监管数据时，先确认 Shortwave 的数据处理条款，再决定能否使用。

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