公证/代办窗口用 AI 生成材料清单：让客户一次带齐，不白跑
客户最常见的抱怨是“来了才知道缺材料”。可以让 AI 把你们窗口掌握的官方办事要求，改写成按事项分类、带勾选框的材料清单，但清单内容必须来自官方文件或内部规程，AI 只负责改写和排版。 不同地区、不同事项的要求差别很大，AI 不能替你判断。
场景
一个代办窗口每天接到大量电话咨询：办委托书要带什么、复印件要几份、本人不能到场怎么办。前台想为最常见的 10 个事项各做一份清单，电话里直接发给客户。
工具
对话助手；内部规程文档或官方网站公开的办事指南（由你复制给 AI）。
步骤
- 只复制权威来源：把官方办事指南或内部规程的相关段落粘给 AI，并注明更新日期。
- 说明客户画像：普通市民，不熟悉法律术语。
- 要求结构化：必带原件、复印件、视情况需要、本人不能到场时、办理前确认事项。
- 标注不确定处：原文没写清楚的，让 AI 列为“请来电确认”。
- 业务负责人审核签字后再对外发送，并在清单上写明版本日期。
提示词
你是办事窗口的客户说明助手。以下是【事项名称】的官方要求原文（更新于【日期】）：
【粘贴原文】
请改写成客户版材料清单：
1. 分为：必带原件 / 需要复印件（写明份数）/ 视情况需要 / 本人无法到场时 / 办理前请确认；
2. 每项前加“□”；
3. 术语后面用括号做一句话解释；
4. 原文没有明确的内容不要补充，统一放在“请来电确认”一栏；
5. 末尾加一句：本清单仅供参考，以窗口当日要求为准。
示例输出（示意）
必带原件 □ 本人有效身份证件（原件） 视情况需要 □ 委托他人办理时的授权材料（具体形式请来电确认） 请来电确认 □ 外地户籍是否需要额外证明
技巧与坑
- 不要让 AI 凭常识补材料：它可能把其他地区或其他事项的要求混进来。
- 写版本日期：规则变了要能快速找到旧清单替换。
- 敏感信息不进对话：只给事项规则，不给客户的真实身份信息。
- 清单不等于法律意见：复杂情况仍要转给专业人员。
变体
- 把清单改成短信版，控制在一屏以内。
- 让 AI 根据清单生成“常见电话问答”，培训新同事。
- 对同一事项的新旧版要求做差异对比，提醒窗口人员注意变化。