Heptabase 迁移指南：资产盘点、并行试用与切换
以白板卡片组织研究笔记的工具，提供 AI 功能——这是 Heptabase 最主要的用途，也是本文讨论的前提。
换工具的成本常被低估，这篇按步骤列出迁移前后要做的事。
以从 Obsidian Canvas 迁移为例
迁移不一定是「全面替换」。很多团队会先把一部分任务交给 Heptabase，与 Obsidian Canvas 并行一段时间再决定。
迁移步骤
- 盘点资产：现在用的提示词、模板、知识库、自动化流程和历史产出。
- 确认导出方式：哪些能导出、格式是什么、哪些只能手工迁移。
- 挑 3 个典型任务（如「邮件分拣」「表格数据清洗」）在两边同时做。
- 按同一张评分表比较结果。
- 迁移账号与权限，通知团队新的使用规范。
- 保留旧工具一段时间的只读访问，确认无遗漏后再停用。
对比测试用的任务
邮件分拣
输入：收件箱里一天的邮件。
把今天的邮件分为「需要今天回复 / 本周处理 / 仅供知悉」三类，每封给一句摘要，需要回复的附上建议回复要点。
验收标准：紧急邮件没有被漏掉。
不建议迁移的情况
- 核心流程依赖 Obsidian Canvas 特有的功能或集成。
- 团队刚刚完成培训，切换成本过高。
- 新工具的数据处理条款不满足要求。
延伸练习
会议纪要转任务
适用情况：手头有一份会议纪要文档时。
从这份纪要中提取所有待办事项，整理成表格：任务、负责人、截止日期、依赖项。纪要里没有写明的负责人或日期留空，不要推测。
检查点：缺失信息留空。
读书笔记整理
适用情况：手头有一周的阅读高亮时。
把这些高亮按主题归类，每类写一段 100 字以内的总结，并列出 3 个可以马上实践的行动。
交付前确认：行动具体可执行。
项目周进度汇总
输入：项目看板中的任务列表。
根据看板数据生成本周项目进度：完成率、延期任务及原因、下周重点。延期任务按影响程度排序。
检查点：延期任务都被列出。
常见问题：表格公式结果不对
让 AI 解释公式逻辑，用几行样例数据手工验证。
常见问题：团队用法不统一
建立模板和命名规范，在团队空间置顶说明。
常见问题：AI 总结遗漏关键事项
要求按固定栏目输出，并让它列出「原文提到但未归类」的内容。
概念补充：双向链接
笔记之间互相引用，便于构建知识网络。
概念补充：权限继承
子文档沿用父文档权限，分享前需检查。
适合人群：行政与助理
行政与助理可以用 Heptabase 处理会议安排与纪要、通知公告等工作。需要注意：员工个人信息与内部文件按权限管理。
适合人群：HR 与招聘
HR 与招聘可以用 Heptabase 处理岗位描述撰写、面试题与评估表等工作。需要注意：简历筛选不得以性别、年龄等因素做歧视性判断，候选人信息需妥善保管。
适合人群：研究生
研究生可以用 Heptabase 处理文献阅读、开题与论文写作等工作。需要注意：遵守学校学术诚信规定，AI 只用于辅助理解和润色。
注意事项
涉及个人信息、商业机密或受监管数据时，先确认 Heptabase 的数据处理条款，再决定能否使用。
文中提示词和示例仅作示意，实际效果取决于你的材料和 Heptabase 当前版本，重要内容请人工核对后再使用。