先说清楚它是什么：Heptabase 属于「效率与办公」方向的客户端应用，以白板卡片组织研究笔记的工具，提供 AI 功能。

这篇写给负责在团队里引入它的人：账号、权限、数据和费用怎么管。

上线前

  • 统一安装渠道与版本。
  • 规定工作账号与个人账号分开。
  • 检查应用需要的系统权限。
  • 确认企业版是否提供管理后台。
  • 离职时回收账号与授权。

制度与培训

  • 写一页使用规范：能做什么、不能上传什么、产出由谁负责。
  • 准备 3 个标准任务的示例，如「读书笔记整理」「邮件分拣」
  • 设立反馈渠道，收集好用的提示词和踩过的坑。
  • 每季度复查一次账号、权限与费用。

给成员的标准示例

读书笔记整理

适用情况：手头有一周的阅读高亮时。

把这些高亮按主题归类，每类写一段 100 字以内的总结，并列出 3 个可以马上实践的行动。

交付前确认：行动具体可执行。

数据分级建议

  • 公开信息：可以直接使用。
  • 内部信息：在企业账号内使用，避免个人账号。
  • 机密信息：脱敏后使用或禁止使用。
  • 受监管数据（身份证号、病历、财务明细等）：除非有明确合规方案，否则不要输入。

更多可以试的用法

项目周进度汇总

准备材料：项目看板中的任务列表。

根据看板数据生成本周项目进度：完成率、延期任务及原因、下周重点。延期任务按影响程度排序。

交付前确认：延期任务都被列出。

表格数据清洗

适用情况：手头有一份格式混乱的客户表格时。

清洗这张表格：统一日期格式为 YYYY-MM-DD，拆分「姓名电话」混写的列，标记疑似重复的行，不要删除任何数据。

检查点：原始数据未被删除。

制度文档问答

输入：公司的报销或请假制度。

根据这份制度回答：出差住宿超标怎么处理？请引用制度原文条款编号，制度中没有规定的请明确说明。

检查点：回答引用了条款编号。

常见问题：任务提醒太多被忽略

合并提醒频率，只推送逾期与当天到期的任务。

常见问题：AI 总结遗漏关键事项

要求按固定栏目输出，并让它列出「原文提到但未归类」的内容。

常见问题：团队用法不统一

建立模板和命名规范，在团队空间置顶说明。

概念补充：双向链接

笔记之间互相引用，便于构建知识网络。

概念补充：多维表格

兼具表格与数据库能力的工具，可设置字段类型与视图。

适合人群：中小学老师

中小学老师可以用 Heptabase 处理备课与分层练习、批改反馈与评语等工作。需要注意：学生个人信息和成绩不要上传到未经学校批准的工具。

适合人群：销售

销售可以用 Heptabase 处理客户背景调研、跟进邮件与话术等工作。需要注意：客户数据按公司规定处理，报价和承诺以合同为准。

适合人群：HR 与招聘

HR 与招聘可以用 Heptabase 处理岗位描述撰写、面试题与评估表等工作。需要注意：简历筛选不得以性别、年龄等因素做歧视性判断，候选人信息需妥善保管。

使用提醒

文中提示词和示例仅作示意，实际效果取决于你的材料和 Heptabase 当前版本，重要内容请人工核对后再使用。

本文基于 Heptabase 公开的定位与通用用法编写，具体功能、套餐与可用地区以官方页面为准，产品更新后界面和名称可能变化。

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