从同类工具换到 Glean：迁移步骤清单
先说清楚它是什么：Glean 属于「搜索与知识库」方向的在线服务，企业内部搜索与知识助手平台。
换工具的成本常被低估，这篇按步骤列出迁移前后要做的事。
以从 Microsoft Copilot 迁移为例
迁移不一定是「全面替换」。很多团队会先把一部分任务交给 Glean，与 Microsoft Copilot 并行一段时间再决定。
迁移步骤
- 盘点资产：现在用的提示词、模板、知识库、自动化流程和历史产出。
- 确认导出方式：哪些能导出、格式是什么、哪些只能手工迁移。
- 挑 3 个典型任务（如「内部文档入库」「资料卡片整理」）在两边同时做。
- 按同一张评分表比较结果。
- 迁移账号与权限，通知团队新的使用规范。
- 保留旧工具一段时间的只读访问，确认无遗漏后再停用。
对比测试用的任务
内部文档入库
适用情况：手头有一批 PDF、Word 和网页时。
把这些文档解析为干净的文本：保留标题层级和表格，去掉页眉页脚，按章节切分，每段附上原文件名和页码。
检查点：切分后的段落能回溯到页码。
不建议迁移的情况
- 核心流程依赖 Microsoft Copilot 特有的功能或集成。
- 团队刚刚完成培训，切换成本过高。
- 新工具的数据处理条款不满足要求。
更多可以试的用法
带来源的快速调研
输入：一个需要事实支撑的问题。
请回答【问题】，每个关键结论后标注来源链接；如果不同来源说法不一，请分别列出；最后给出你认为最可靠的来源及原因。
交付前确认：关键结论都有可点击来源。
网页内容抓取
适用情况：手头有一组需要定期关注的网页时。
把这些网页转成 Markdown，去掉导航和广告，只保留正文、发布日期和作者；发布日期缺失时标注「未知」。
交付前确认：没有臆造发布日期。
构建问答测试集
输入：一份产品手册。
根据手册编写 20 个用户可能问的问题及标准答案，标注答案所在章节，用来评估知识库检索效果。
检查点：每个答案都能在手册中找到。
常见问题：中文检索效果差
选择对中文支持好的嵌入模型，并为专有名词建立同义词。
常见问题：答案引用了错误段落
调整切分大小、加入重排序，并检查文档解析是否丢失标题。
常见问题：回答过于笼统
要求逐条引用原文，并限定只回答文档中有依据的内容。
概念补充：RAG（检索增强生成）
先检索相关资料再让模型作答，降低胡编概率。
概念补充：引用溯源
回答附带原文出处，便于核对。
适合人群：客服人员
客服人员可以用 Glean 处理回复草稿、工单分类等工作。需要注意：不得以 AI 名义做出政策外承诺，涉及隐私的问题按流程处理。
适合人群：科研人员
科研人员可以用 Glean 处理文献检索与阅读、实验记录与数据整理等工作。需要注意：遵守期刊和机构关于 AI 使用的披露要求，引用逐条核对。
适合人群：数据分析师
数据分析师可以用 Glean 处理取数与 SQL、清洗与可视化等工作。需要注意：确认指标口径，敏感数据脱敏后再交给 AI 处理。
注意事项
本文基于 Glean 公开的定位与通用用法编写，具体功能、套餐与可用地区以官方页面为准，产品更新后界面和名称可能变化。
涉及个人信息、商业机密或受监管数据时，先确认 Glean 的数据处理条款，再决定能否使用。