Capacities 怎么和其他工具组合：一条可落地的工作流
在「效率与办公」类工具里，Capacities 的定位是：以对象为中心的个人知识管理工具，带 AI 助手。
单独用一个工具往往只解决一段问题，这篇讲怎么把它和上下游工具串起来。
推荐组合：Capacities + 跃问
跃问的定位是：阶跃星辰推出的 AI 助手，强调多模态理解与搜索。两者分工可以是：Capacities 负责「会议纪要转任务」这一步，跃问负责通用问答、摘要与起草。
工作流步骤
- 明确交付物和验收标准，例如：缺失信息留空。
- 准备输入：一份会议纪要文档，先去掉敏感信息。
- 在 Capacities 中执行核心步骤（提示词见下文）
- 把结果交给跃问做下一步处理，或从跃问取得所需材料。
- 人工检查关键事实与格式，记录发现的问题。
- 把这次用到的提示词和设置保存为模板，下次复用。
会议纪要转任务
适用情况：手头有一份会议纪要文档时。
从这份纪要中提取所有待办事项，整理成表格：任务、负责人、截止日期、依赖项。纪要里没有写明的负责人或日期留空，不要推测。
交付前确认：缺失信息留空。
交接时最容易出问题的地方
- 格式不兼容：两边导入导出的格式提前测试一次。
- 信息丢失：每次交接附上来源和版本号。
- 责任不清：约定哪一步由谁做最终确认。
- 权限分散：两边的账号和分享范围分别检查。
如果暂时不想引入第二个工具，也可以先用 Tana 等同类产品替代其中一环，跑通流程后再决定。
补充练习
项目周进度汇总
适用情况：手头有项目看板中的任务列表时。
根据看板数据生成本周项目进度：完成率、延期任务及原因、下周重点。延期任务按影响程度排序。
验收标准：延期任务都被列出。
制度文档问答
输入：公司的报销或请假制度。
根据这份制度回答：出差住宿超标怎么处理？请引用制度原文条款编号，制度中没有规定的请明确说明。
检查点：回答引用了条款编号。
邮件分拣
适用情况：手头有收件箱里一天的邮件时。
把今天的邮件分为「需要今天回复 / 本周处理 / 仅供知悉」三类，每封给一句摘要，需要回复的附上建议回复要点。
检查点：紧急邮件没有被漏掉。
常见问题：文档分享后泄露信息
分享前检查权限范围与 AI 是否能访问敏感文档。
常见问题：表格公式结果不对
让 AI 解释公式逻辑，用几行样例数据手工验证。
常见问题：团队用法不统一
建立模板和命名规范，在团队空间置顶说明。
概念补充：权限继承
子文档沿用父文档权限，分享前需检查。
概念补充：多维表格
兼具表格与数据库能力的工具，可设置字段类型与视图。
适合人群：研究生
研究生可以用 Capacities 处理文献阅读、开题与论文写作等工作。需要注意：遵守学校学术诚信规定，AI 只用于辅助理解和润色。
适合人群：咨询顾问
咨询顾问可以用 Capacities 处理行业研究、访谈整理等工作。需要注意：客户机密遵守保密协议，研究结论注明来源。
注意事项
所有示例输出均为示意，不代表真实统计或效果承诺；请以自己的测试结果为准。
涉及个人信息、商业机密或受监管数据时，先确认 Capacities 的数据处理条款，再决定能否使用。