先说清楚它是什么：Capacities 属于「效率与办公」方向的在线服务，以对象为中心的个人知识管理工具，带 AI 助手。

下面用几组示意对比，说明同一任务里提示写法和流程不同会带来什么差别。

对比一：模糊指令 vs 明确指令

改之前：直接说「帮我项目周进度汇总」。结果往往泛泛而谈、格式随意。

改之后：写清材料、格式和验收标准：

根据看板数据生成本周项目进度：完成率、延期任务及原因、下周重点。延期任务按影响程度排序。

变化（示意）：输出结构稳定，可以直接按「延期任务都被列出」检查。

对比二：一次做完 vs 分步完成

改之前：把「读书笔记整理」的全部要求一次塞进去。改之后：先让它给出计划或大纲，确认后再逐步完成。变化（示意）：中途发现偏差可以及时纠正，返工更少。

把这些高亮按主题归类，每类写一段 100 字以内的总结，并列出 3 个可以马上实践的行动。

对比三：不检查 vs 带检查点

改之前：拿到结果直接用。改之后：每次都对照「紧急邮件没有被漏掉」检查，并让工具列出它不确定的地方。变化（示意）：问题在交付前被发现。

以上对比均为示意，用来说明方法差异，不代表具体的效率数字。

更多可以试的用法

表格数据清洗

准备材料：一份格式混乱的客户表格。

清洗这张表格：统一日期格式为 YYYY-MM-DD，拆分「姓名电话」混写的列，标记疑似重复的行，不要删除任何数据。

验收标准：原始数据未被删除。

会议纪要转任务

准备材料：一份会议纪要文档。

从这份纪要中提取所有待办事项，整理成表格：任务、负责人、截止日期、依赖项。纪要里没有写明的负责人或日期留空，不要推测。

交付前确认：缺失信息留空。

制度文档问答

准备材料：公司的报销或请假制度。

根据这份制度回答：出差住宿超标怎么处理？请引用制度原文条款编号，制度中没有规定的请明确说明。

验收标准：回答引用了条款编号。

常见问题：AI 总结遗漏关键事项

要求按固定栏目输出，并让它列出「原文提到但未归类」的内容。

常见问题：表格公式结果不对

让 AI 解释公式逻辑，用几行样例数据手工验证。

常见问题：文档分享后泄露信息

分享前检查权限范围与 AI 是否能访问敏感文档。

概念补充：模板

预设好结构的文档或流程，降低重复劳动。

概念补充：AI 字段

在表格中用 AI 自动生成分类、摘要等内容的字段。

适合人群：财务人员

财务人员可以用 Capacities 处理单据识别录入、报表说明与分析等工作。需要注意：财务数据属于敏感信息，优先使用企业版或本地方案，结果需复核。

适合人群：咨询顾问

咨询顾问可以用 Capacities 处理行业研究、访谈整理等工作。需要注意：客户机密遵守保密协议，研究结论注明来源。

写在最后

涉及个人信息、商业机密或受监管数据时，先确认 Capacities 的数据处理条款，再决定能否使用。

本文基于 Capacities 公开的定位与通用用法编写，具体功能、套餐与可用地区以官方页面为准，产品更新后界面和名称可能变化。

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