先说清楚它是什么：Capacities 属于「效率与办公」方向的在线服务，以对象为中心的个人知识管理工具，带 AI 助手。

如果你刚开始接触它，可以按下面 7 天的安排练习，每天 20 到 40 分钟。

每日安排

  • 第 1 天：注册与熟悉界面：用工作邮箱注册，开启双重验证；先在免费额度或试用期内体验核心功能。
  • 第 2 天：完成第一个任务「读书笔记整理」，按下文提示词操作。
  • 第 3 天：换一类任务「会议纪要转任务」，对比两次结果的质量。
  • 第 4 天：学习关键概念：多维表格、AI 字段、双向链接。
  • 第 5 天：用真实工作材料做一次「邮件分拣」，记录省下的时间和需要返工的地方。
  • 第 6 天：排查问题：对照常见问题「AI 总结遗漏关键事项」等检查自己的用法。
  • 第 7 天：复盘：保留有效的提示词，写下继续使用或放弃的理由。

第 2 天的练习材料

读书笔记整理

适用情况：手头有一周的阅读高亮时。

把这些高亮按主题归类，每类写一段 100 字以内的总结，并列出 3 个可以马上实践的行动。

检查点：行动具体可执行。

一周后怎么判断值不值得继续

  • 是否稳定地节省了时间，而不只是第一次觉得新鲜。
  • 返工次数是否在下降。
  • 与 Tana 等同类相比，是否更适合你的场景。
  • 数据与费用是否在可接受范围内。

更多可以试的用法

表格数据清洗

输入：一份格式混乱的客户表格。

清洗这张表格：统一日期格式为 YYYY-MM-DD，拆分「姓名电话」混写的列，标记疑似重复的行，不要删除任何数据。

验收标准：原始数据未被删除。

项目周进度汇总

准备材料：项目看板中的任务列表。

根据看板数据生成本周项目进度：完成率、延期任务及原因、下周重点。延期任务按影响程度排序。

交付前确认：延期任务都被列出。

制度文档问答

准备材料：公司的报销或请假制度。

根据这份制度回答：出差住宿超标怎么处理？请引用制度原文条款编号，制度中没有规定的请明确说明。

交付前确认：回答引用了条款编号。

常见问题：表格公式结果不对

让 AI 解释公式逻辑，用几行样例数据手工验证。

常见问题：AI 总结遗漏关键事项

要求按固定栏目输出，并让它列出「原文提到但未归类」的内容。

常见问题：团队用法不统一

建立模板和命名规范，在团队空间置顶说明。

概念补充：模板

预设好结构的文档或流程，降低重复劳动。

概念补充：权限继承

子文档沿用父文档权限，分享前需检查。

适合人群：中小学老师

中小学老师可以用 Capacities 处理备课与分层练习、批改反馈与评语等工作。需要注意：学生个人信息和成绩不要上传到未经学校批准的工具。

适合人群：研究生

研究生可以用 Capacities 处理文献阅读、开题与论文写作等工作。需要注意：遵守学校学术诚信规定，AI 只用于辅助理解和润色。

注意事项

文中提示词和示例仅作示意，实际效果取决于你的材料和 Capacities 当前版本，重要内容请人工核对后再使用。

本文基于 Capacities 公开的定位与通用用法编写，具体功能、套餐与可用地区以官方页面为准，产品更新后界面和名称可能变化。

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