把邮件串按时间顺序整理好交给 AI，让它输出“当前结论、未决问题、需要你做的事、各方立场”四块内容，比从头读一遍快得多。 关键是要求它标注每个结论出自哪封邮件，方便你回头核对。

适用场景

  • 休假或出差回来，项目邮件已经来回几十封；
  • 被临时拉进一个讨论，需要快速了解来龙去脉；
  • 准备开会前，回顾一个议题的历史讨论。

步骤

  1. 整理原文：按时间从早到晚复制邮件，每封保留发件人、时间和正文，删掉签名和重复引用的历史内容。
  2. 脱敏：把客户名、金额、合同号等敏感信息替换成代号，或使用公司允许的工具。
  3. 说明你的身份：你在这个讨论里是什么角色，AI 才能判断哪些事和你有关。
  4. 让 AI 按固定结构输出，并标注出处。
  5. 核对关键点后再回复。

提示词模板

我是【角色，例如：项目负责人】，休假一周回来。下面是按时间排序的邮件串，每封以【编号】开头：
【粘贴邮件】
请输出：
1. 一句话现状：这件事现在进展到哪里；
2. 已达成的结论（每条注明出自哪封邮件编号）；
3. 仍未解决的问题，以及各方的不同立场；
4. 明确或隐含在等我回复/处理的事项，按紧急程度排序；
5. 如果有前后矛盾的信息，单独指出。
不要推测邮件里没有写的内容。

拿到总结后，可以继续问：“帮我起草一封回复，先感谢大家推进，再对第 3 项给出我的意见：……”

输出示意

现状：方案 B 基本确定，但上线时间还没定。 等你处理：1）确认测试资源（邮件 #14 提到）；2）回复供应商的报价问题（邮件 #21）。 矛盾信息：邮件 #9 说下周上线，邮件 #18 又说要等法务意见。

注意事项

  • 出处编号很重要：有了编号，你可以秒查原文，避免 AI 误读。
  • 遵守公司规定：涉及机密的邮件，只用公司批准的 AI 工具。
  • 回复要自己拍板：AI 可以起草，但立场和承诺必须由你决定。

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