用 AI 从会议纪要里提取行动项，最常见的问题不是漏掉，而是把讨论当成决定、把建议当成任务、把负责人张冠李戴。下面这份检查清单按「准备、提取、核对、分发」四个阶段排列，每次会后花五分钟过一遍即可。

一、输入准备

  • 转写稿或笔记中保留了发言人姓名（至少是角色）
  • 删除了与工作无关的闲聊和敏感个人信息
  • 补充了会议背景一句话：会议目的、参会人名单
  • 如果会议很长，按议题分段，每段单独提取

发言人标注缺失时，AI 只能猜测谁说了什么，这是负责人出错的主要原因。

二、提取提示词

以下是会议转写稿。请只提取「已经明确同意要做」的事项，不要提取仅讨论过或被否决的想法。
输出表格：行动项｜负责人｜截止时间｜原文依据（引用原句）｜置信度（高/中/低）
规则：
- 负责人和截止时间原文没有明说的，填「未明确」，不要推测
- 同一件事被多次提到时合并为一行
- 另列「待决定事项」：讨论了但没有结论的问题
【参会人】……
【转写稿】……

要求附上「原文依据」是这份清单里最重要的一条，它让你能在几秒内核对每一行是否真实存在。

三、核对阶段

  • 每个行动项都能在原文依据里找到对应的承诺句
  • 置信度为「低」的行逐条回看原文
  • 「未明确」的负责人和截止时间，由会议组织者补上或在分发时提问
  • 检查是否把「我们可以考虑……」误当成了任务
  • 待决定事项是否需要安排下一次讨论

四、分发前

  • 行动项按负责人分组，方便每个人只看自己的部分
  • 删掉表格中的「原文依据」列，换成简短描述，避免分发内容过长
  • 消息开头写一句：如有遗漏或负责人不对，请在某时间前回复
  • 同步到任务管理工具，而不是只留在聊天记录里

模糊表述怎么处理

会议中常见「这个回头再看」「小王那边跟一下」。这类表述建议统一归入「待确认」，在分发时直接问当事人：「这一项是否由你负责，预计什么时候完成？」让当事人自己确认，比 AI 或你替他决定更可靠。

常见坑

  • 让 AI 写「会议总结」和「行动项」放在同一条提示词里，结果行动项被淹没在总结里
  • 不给参会人名单，AI 会把转写错误的名字当成真实负责人
  • 直接转发 AI 输出而不核对，一旦出错会影响后续对纪要的信任

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