小团队的 AI 使用规范不需要几十页，一页纸讲清六件事就够用：能用哪些工具、哪些数据能输入、哪些产出必须人工复核、什么时候要对外说明用了 AI、账号怎么管、出了问题找谁。 规范的目的不是禁止，而是让大家放心地用。

为什么小团队也需要

没有规范时，常见情况是：有人把客户合同贴进个人账号的聊天工具；有人直接把 AI 生成的数据写进对外报告；有人不敢用，怕违规。一页清楚的规范能同时解决「乱用」和「不敢用」。

一页纸模板

1. 批准的工具

工具用途账号类型备注
（团队版对话助手）写作、分析公司账号已确认数据不用于训练的设置
（AI 编程助手）编码公司账号仅限公司仓库

未列入清单的工具，试用前先找负责人登记。

2. 数据分级

级别例子能否输入 AI
公开官网内容、已发布文章可以
内部会议纪要、内部流程仅限批准工具的公司账号
机密客户个人信息、合同、财务、密钥不可以，除非经过脱敏且负责人批准

3. 必须人工复核的场景

  • 对外发布的内容（文章、广告、客户回复）
  • 涉及数字、法律、医疗、财务的结论
  • 将要合并到主分支的代码

复核人对内容负责，「AI 写的」不是免责理由。

4. 对外披露

按行业要求和客户合同约定，在需要的场景说明使用了 AI（例如 AI 生成的图片、自动回复）。不确定时向负责人确认。

5. 账号与权限

  • 使用公司账号，离职时统一回收。
  • 不在提示词中粘贴密码、API 密钥。
  • 给 AI Agent 接入工具时遵循最小权限。

6. 事件上报

误把机密数据输入 AI、发现 AI 产出造成错误对外发布时，当天告诉负责人（写明联系人），说明发生了什么、影响范围、已采取的措施。上报不追责，隐瞒才追责。

用 AI 起草初稿

请为一个 ［人数］ 人的 ［行业］ 团队起草 AI 使用规范，控制在一页 A4 内。
包含：批准工具、数据分级与可输入范围、必须人工复核的场景、对外披露、账号权限、事件上报。
语言简洁，用表格和条目；不要引用具体法律条文编号；行业合规要求用「［待法务/负责人补充］」占位。

初稿生成后，由负责人结合团队实际工具、客户合同和行业要求修改。

落地三步

  1. 讲一次：用 20 分钟开会讲清楚，重点讲数据分级和上报。
  2. 放在显眼处：钉在团队文档首页，新成员入职必读。
  3. 定期更新：工具或业务变化时更新，建议每季度回顾一次。

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