小老板用 AI 写通知公告：提示词与通知模板

经营十几人规模小公司或门店的老板，日常工作里既要管业务又要管人和钱，很多文书、制度、宣传材料没有专人负责。通知最怕漏信息：时间、地点、对象、要求有一项不清楚，就会引来几十条重复询问。下面以小老板的真实场景为例，演示用 AI 写通知公告的完整流程：把要素告诉 AI，让它按标准结构写通知，并自动检查是否缺少关键信息。

使用场景

小老板经常要发各种通知：放假安排、活动报名、流程调整、系统维护或者“制定第四季度销售目标”相关的安排。每次都担心漏写信息，发出去后被追问一遍又一遍。而且小老板手上通常同时压着“更新公司宣传册”之类的事情，如果每次都从零开始，很容易顾此失彼。

工具选择

任何对话助手都可以写通知；办公软件和协作平台中的 AI 助手可以直接在群公告或文档里生成。

日常通知用对话助手即可，重要的正式文件仍需按单位格式要求排版并审核。

一个虚构的例子

先看一个虚构但很典型的例子。晓雯是一位经营十几人规模小公司或门店的老板，这周手头的事情包括“面试 2 名新员工”和“梳理员工考勤和绩效制度”，偏偏这时又需要写通知公告。晓雯没有从空白页开始，而是先花几分钟把相关材料整理好，按下面的提示词交给 AI，拿到初稿后对照原始资料逐条核对，再补上自己的判断。整个过程中，晓雯特别留意不把员工个人信息、公司账目和合同细节放进对话里。

分步操作

列出要素：事项、对象、时间、地点、要求、联系人
说明发布渠道：群消息、邮件还是正式文件
让 AI 起草，并检查缺失的要素
核对日期、星期和数字后再发布

提示词模板（可直接复制）

把方括号和括号里的内容换成你自己的信息即可：

【背景】当前的难点是：主要原材料价格上涨，毛利可能被压缩。
请帮我写一份通知。

发布人：小老板
事项：制定第四季度销售目标
对象：顾客
时间：下周三下午 2:00-4:00
要求：提前准备相关材料，无法参加需提前请假
联系人：（姓名和联系方式）
发布渠道：工作群 + 邮件

请输出：
1. 邮件版（标题 + 正文，正式）
2. 群消息版（150 字以内，重点加粗或用符号标出）
3. 检查：是否还缺少什么关键信息，请列出

效果示例（虚构演示）

示例输出如下（虚构内容，仅演示 AI 大致会给出什么样的结果）：

邮件标题：关于制定第四季度销售目标的通知
各位顾客：
为做好相关工作，现将制定第四季度销售目标安排通知如下：一、时间：下周三下午 2:00-4:00 二、要求：请提前准备相关材料三、如无法参加，请提前请假如有疑问，请联系（联系人）。
小老板
群消息版：📢【通知】制定第四季度销售目标 ⏰ 下周三 14:00-16:00 📌 请提前准备材料，不能参加请提前请假 ❓ 有问题找（联系人）
缺少的信息：具体地点或线上会议链接；需要准备哪些材料

如果结果不理想，不要急着换工具，先在提示词里补充合伙人和员工的具体要求或给出一个参考样例，再生成一次。

实用技巧与常见坑

让 AI 检查缺失要素，这是避免重复询问最有效的方法。
正式通知注意称谓和格式，必要时套用单位模板。

给小老板的特别提醒

把 AI 当作随叫随到的文员和参谋，先让它起草，再按公司实际修改。同时要记住：劳动用工、税务和合同相关内容涉及法律责任，AI 的回答只能参考，不能替代专业意见。

变体用法

提醒消息：在截止前一天生成一条简短的提醒。
双语通知：为外籍同事或客人生成中英双语版本。