在高校或研究机构从事研究的研究生或科研人员，日常工作里文献阅读量大，写论文、做数据处理、写基金申请和回复审稿意见都很耗精力。纸质单据、手写记录和截图里的信息，手动录入既慢又容易出错，能看图的 AI 可以先把它们转成结构化表格。这篇文章用一个完整的例子演示科研人员如何借助 AI 把照片和截图转成表格：把清晰的照片或截图发给支持图像识别的 AI，指定要提取的字段和输出格式，识别后对照原图核对关键数字。

典型场景

科研人员手上有一叠纸质单据、手写记录或者聊天截图，需要把里面的信息录入到“实验记录”表格中，字段包括实验组、实验日期、测量值、样本编号。一张张手动敲进去，又慢又容易看错。

工具选择

可以用支持图片上传的对话助手，如 ChatGPT、Claude、Kimi、豆包、通义千问；手机上的扫描类 App 和办公软件也提供拍照转表格、文字识别功能。

案例：一次完整的使用过程（虚构）

下面这个例子是虚构的：小周遇到的难题是“实验设备排期紧张，补充实验可能推迟”。为了不让它拖慢“准备组会汇报”的进度，小周决定借助 AI 把照片和截图转成表格。第一次只写了一句简单的要求，结果很空泛；第二次把对象（导师）、目的和限制条件都写清楚，输出就可用多了。这也是本文提示词模板要把背景写全的原因。

操作步骤

  1. 拍照时保证光线充足、画面平整、文字清晰
  2. 遮挡与任务无关的个人信息
  3. 告诉 AI 要提取哪些字段，以及输出格式
  4. 让 AI 把看不清或不确定的内容标注出来
  5. 对照原图核对金额、日期等关键字段后再导入表格

提示词示例

下面的提示词可以直接复制，按科研人员的实际情况替换细节：

【背景】最近在处理“准备组会汇报”，同时要准备“回复审稿意见”。
请识别这张图片中的内容，并整理成表格。

我是科研人员，需要录入“实验记录”。
要提取的字段：实验组、实验日期、测量值、样本编号

要求：
1. 输出 Markdown 表格，每行一条记录
2. 日期统一为 YYYY-MM-DD 格式
3. 数字去掉单位和千分位符号
4. 看不清或不确定的内容填写【?】，不要猜测
5. 表格后列出所有不确定的单元格位置
6. 再输出一份 CSV 格式，方便我粘贴到表格中

示例输出（仅供示意）

下面是演示用的输出示例，其中的人名、数字和事项均为虚构，实际使用时请以你自己的资料为准：

实验组实验日期测量值样本编号
对照组2026-10-081280（示例）
实验组2026-10-09【?】（示例）
对照组2026-10-12560（示例）

不确定的单元格：第 2 行“测量值”，图片中数字被遮挡，请对照原件确认。

CSV

实验组,实验日期,测量值,样本编号
对照组,2026-10-08,1280,示例
实验组,2026-10-09,,示例

如果结果不理想，不要急着换工具，先在提示词里补充导师的具体要求或给出一个参考样例，再生成一次。

注意事项与技巧

  • 要求 AI 用【?】标注不确定内容，避免它“猜一个看起来合理的数字”。
  • 批量处理时先用几张测试识别准确率，再决定是否全量使用。

给科研人员的特别提醒

AI 推荐的参考文献可能不存在，必须在数据库中逐条检索确认。还有一点很关键：遵守期刊和学校关于 AI 使用的披露规定，不要让 AI 编造数据或文献。

还可以这样用

  • 名片录入：把名片信息整理成联系人表格（注意隐私）。
  • 图表读数：让 AI 读出图表中的大致数值，再核对原始数据。

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