这是一个虚构但很典型的案例：老何是一位负责记账、报销审核、对账和报表的财务人员，最近手头在忙“完成 9 月月结和凭证整理”，同时还要准备“准备季度税务申报资料”。这次老何需要整理一份给财务经理的费用分析报告，决定试试 AI 项目空间。

背景

对老何来说，月底对账、报表整理、费用分析和解释财务制度很费时间，表格操作多且容易出错。偏偏这次还遇到一个变数：一笔大额应收账款逾期，需要销售部门协助催收。费用分析报告需要尽快交给财务经理，时间并不宽裕。

第一次尝试：问题出在哪

老何一开始只写了一句话：

帮我写一份关于“部门费用预算执行情况”的费用分析报告。

结果 AI 给出的内容四平八稳却用不上。复盘下来，主要有两个问题：

  • 所有对话都放在一个项目里。
  • 项目结束不清理。

改进后的提示词

老何按照项目空间的思路重写了提示词，核心是为项目起一个清晰的名称：

【项目说明】（放在项目指令中）
项目名称：部门费用预算执行情况
我的角色：财务
项目目标：[一句话]
当前阶段：完成 9 月月结和凭证整理；下一步：准备季度税务申报资料
主要读者：财务经理
回答要求：基于项目资料回答，资料中没有的信息请说明；输出默认使用要点列表。
项目资料清单：[列出已上传文件及其用途]

结果（示意）

下面的效果为虚构演示，用来说明这类改进通常带来的变化：

示例（虚构）：一位作者把写书的大纲、人物设定和已完成的章节都放进一个项目里。之后每次开新对话问“第七章的人物关系有没有矛盾”，AI 都能参考已有设定回答，不需要每次重新上传资料。

拿到结果后，老何没有直接转发，而是先删掉不符合实际情况的内容，再补上 AI 不知道的背景。

复盘：这次用到的方法

  • 上传项目的核心资料，比如需求文档、术语表、参考范文。
  • 在项目内开展所有相关对话，避免散落在别处。
  • 阶段性地让 AI 总结项目进展，并更新项目资料。
  • 按主题分项目，否则资料混杂会干扰回答。

之后老何发现，同样的方法也适用于另一类场景：需要为不同项目设定不同的回答风格。

复盘时老何还想到一个问题：没有这个功能怎么办？答案是：可以用一份固定的上下文资料包，每次新对话时粘贴，效果类似。

给财务的提醒

让 AI 写公式和处理步骤，而不是把含真实金额的表格整份上传。税务和会计处理以现行法规和公司制度为准，AI 的解读可能过时或不准确。另外，对话里不要出现银行账户、工资明细、发票信息和公司财务数据。

一个额外的小技巧：把项目说明当作活文档，随着进展更新。

如果你也是财务

可以先从“和两家供应商完成往来对账”或“配合年度预算编制”这样的小任务开始练习项目空间，熟练之后再用到费用分析报告这类更正式的材料上。每次记录一下哪句提示词最管用，慢慢就有了自己的模板。

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