负责跨部门项目计划、进度跟踪和风险管理的项目经理，日常工作里会议多、文档多、协调多，项目周报、风险登记和会议纪要几乎占满日程。每天重复的“复制—整理—转发”流程，可以用自动化平台加 AI 节点串起来，让机器先跑一遍，人只负责确认。下面以项目经理的真实场景为例，演示用 AI 搭建自动化工作流的完整流程：先把现有流程拆成触发、处理、输出三部分，让 AI 帮你设计工作流和每个 AI 节点的提示词，在测试数据上跑通后再上线。

典型场景

项目经理每天都要做一件重复的事：收到新的表单、邮件或消息后，整理内容、分类，再通知相关的人，比如处理“更新项目甘特图和里程碑”时的信息流转。每次十几分钟，一天下来就是一两个小时。现实中，项目经理还得兼顾“更新项目甘特图和里程碑”等日常事务，所以更需要一套拿来就能用的方法。

用什么工具

国内可以使用飞书多维表格自动化、钉钉宜搭、扣子（Coze）工作流、腾讯云 HiFlow 等；海外常用的有 Zapier、Make、n8n 等，它们大多支持接入大模型作为处理节点。

举个例子

我们用一个虚构人物把流程串起来：阿杰，项目经理，最近在忙“整理项目经验教训库”。一次项目周会结束后，阿杰意识到需要尽快搭建自动化工作流，可当天还要处理“跟进 6 项延期任务”。于是阿杰把要求和背景一次性写进提示词，让 AI 先出一版，再花时间修改关键部分。最后交给项目发起人的版本，结构和措辞都是阿杰亲自把过关的。

分步操作

  1. 写下现有流程：从什么事件开始，经过哪些处理，最终输出到哪里
  2. 为 AI 处理节点写好提示词，要求固定格式输出
  3. 用 5-10 条测试数据跑通流程
  4. 上线后保留人工确认环节，定期抽查结果

提示词示例

把方括号和括号里的内容换成你自己的信息即可：

【背景】当前的难点是：外部供应商的接口联调进度落后，可能影响里程碑。
我是项目经理，想用自动化平台搭建一个工作流，请帮我设计。

现有流程：
1. 项目干系人通过表单提交需求
2. 我人工阅读，判断类型（咨询 / 投诉 / 建议）和紧急程度
3. 整理成摘要，发到工作群并@对应负责人
4. 登记到“任务清单”表格

请：
1. 设计工作流节点：触发器 → 处理节点 → 输出节点
2. 为“判断类型和紧急程度”的 AI 节点写提示词，要求输出 JSON：{"type":..., "urgency":..., "summary":...}
3. 说明哪些环节需要保留人工确认
4. 列出上线前需要测试的情况

效果示例（虚构演示）

以下是一段示意性的输出，内容基于虚构的工作记录，仅用于展示格式和思路，实际结果会因工具和输入不同而变化：

工作流设计

  1. 触发器：表单收到新提交
  2. AI 节点：判断类型、紧急程度，生成 50 字摘要
  3. 条件分支：urgency 为“高”时额外发送提醒
  4. 输出：发送群消息并@负责人；写入“任务清单”表格

AI 节点提示词

你是项目经理的助手。阅读下面的表单内容，只输出 JSON，不要输出其他文字：
{"type": "咨询|投诉|建议", "urgency": "高|中|低", "summary": "50字以内摘要"}
判断不了时 type 填“待人工判断”。
表单内容：{{表单正文}}

人工确认：投诉类和高紧急程度的消息，由负责人确认后再回复

测试情况：空表单、超长内容、同时包含投诉和建议、含有个人信息的内容

这样的输出只是起点。真正用到“组织 3 场跨部门协调会”这类工作里之前，还需要对照原始资料逐条检查，并补上 AI 不知道的背景。

注意事项与技巧

  • 从最简单、最高频的流程开始自动化，不要一上来就做复杂流程。
  • 对外发送和不可撤回的操作，保留人工确认。

给项目经理的特别提醒

给 AI 项目目标、约束和干系人清单，让它帮你识别遗漏的风险和依赖。另外，项目排期涉及真实资源，AI 给出的工期估算只能参考，要和执行团队确认。

还可以这样用

  • 邮件分拣：自动分类收件箱中的邮件并生成摘要。
  • 多语言通知：自动把通知翻译成多种语言发送。

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