作为负责供应商管理、询比价和采购合同的采购专员，你可能也有同感：询价、比价、供应商沟通和采购申请审批材料多，信息分散在邮件和表格里。纸质单据、手写记录和截图里的信息，手动录入既慢又容易出错，能看图的 AI 可以先把它们转成结构化表格。这篇文章用一个完整的例子演示采购如何借助 AI 把照片和截图转成表格：把清晰的照片或截图发给支持图像识别的 AI，指定要提取的字段和输出格式，识别后对照原图核对关键数字。

使用场景

采购手上有一叠纸质单据、手写记录或者聊天截图，需要把里面的信息录入到“采购订单”表格中，字段包括物料类别、下单日期、采购金额、供应商。一张张手动敲进去，又慢又容易看错。

工具选择

可以用支持图片上传的对话助手，如 ChatGPT、Claude、Kimi、豆包、通义千问；手机上的扫描类 App 和办公软件也提供拍照转表格、文字识别功能。

识别发票、证件等含个人信息的图片时，优先使用本地或公司批准的工具，并遮挡不需要的敏感内容。

一个虚构的例子

我们用一个虚构人物把流程串起来：安琪，采购，最近在忙“谈判下一年度框架协议”。一次供应商评审会结束后，安琪意识到需要尽快把照片和截图转成表格，可当天还要处理“处理一起来料质量问题”。于是安琪把要求和背景一次性写进提示词，让 AI 先出一版，再花时间修改关键部分。最后交给采购经理的版本，结构和措辞都是安琪亲自把过关的。

具体怎么做

  1. 拍照时保证光线充足、画面平整、文字清晰
  2. 遮挡与任务无关的个人信息
  3. 告诉 AI 要提取哪些字段，以及输出格式
  4. 对照原图核对金额、日期等关键字段后再导入表格

提示词示例

下面的提示词可以直接复制，按采购的实际情况替换细节：

【背景】最近在处理“新增 2 家合格供应商”，同时要准备“谈判下一年度框架协议”。
请识别这张图片中的内容，并整理成表格。

我是采购，需要录入“采购订单”。
要提取的字段：物料类别、下单日期、采购金额、供应商

要求：
1. 输出 Markdown 表格，每行一条记录
2. 日期统一为 YYYY-MM-DD 格式
3. 数字去掉单位和千分位符号
4. 看不清或不确定的内容填写【?】，不要猜测
5. 表格后列出所有不确定的单元格位置
6. 再输出一份 CSV 格式，方便我粘贴到表格中

AI 输出示例（示意）

下面是演示用的输出示例，其中的人名、数字和事项均为虚构，实际使用时请以你自己的资料为准：

物料类别下单日期采购金额供应商
电子料2026-10-081280（示例）
包材2026-10-09【?】（示例）
电子料2026-10-12560（示例）

不确定的单元格：第 2 行“采购金额”，图片中数字被遮挡，请对照原件确认。

CSV

物料类别,下单日期,采购金额,供应商
电子料,2026-10-08,1280,示例
包材,2026-10-09,,示例

注意示例中所有内容都是虚构的。实际使用时，AI 的输出质量取决于你提供的材料是否完整、要求是否具体。

避坑指南

  • 照片模糊、反光、倾斜是识别出错的主要原因，拍照时尽量平整清晰。
  • 金额、日期、编号等关键字段一定要对照原图核对。
  • 批量处理时先用几张测试识别准确率，再决定是否全量使用。

给采购的特别提醒

谈判前让 AI 扮演供应商，提前演练对方可能的说辞。同时要记住：比价结论要结合质量、交期和售后，不能只看 AI 汇总的价格。

还可以这样用

  • 手写笔记转文字：把会议白板或手写笔记拍照转成可编辑文本。
  • 图表读数：让 AI 读出图表中的大致数值，再核对原始数据。

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