对负责供应商管理、询比价和采购合同的采购专员来说，询价、比价、供应商沟通和采购申请审批材料多，信息分散在邮件和表格里。每天重复的“复制—整理—转发”流程，可以用自动化平台加 AI 节点串起来，让机器先跑一遍，人只负责确认。下面以采购的真实场景为例，演示用 AI 搭建自动化工作流的完整流程：先把现有流程拆成触发、处理、输出三部分，让 AI 帮你设计工作流和每个 AI 节点的提示词，在测试数据上跑通后再上线。

使用场景

采购每天都要做一件重复的事：收到新的表单、邮件或消息后，整理内容、分类，再通知相关的人，比如处理“新增 2 家合格供应商”时的信息流转。每次十几分钟，一天下来就是一两个小时。对采购来说，这类需求往往和“处理一起来料质量问题”“开展年度供应商评估”这些事挤在同一周，留给它的时间并不多。

推荐工具

国内可以使用飞书多维表格自动化、钉钉宜搭、扣子（Coze）工作流、腾讯云 HiFlow 等；海外常用的有 Zapier、Make、n8n 等，它们大多支持接入大模型作为处理节点。

选择平台时优先考虑你们已经在用的办公系统，权限和数据也更容易管理。

举个例子

我们用一个虚构人物把流程串起来：林林，采购，最近在忙“优化采购申请流程”。一次供应商评审会结束后，林林意识到需要尽快搭建自动化工作流，可当天还要处理“处理一起来料质量问题”。于是林林把要求和背景一次性写进提示词，让 AI 先出一版，再花时间修改关键部分。最后交给采购经理的版本，结构和措辞都是林林亲自把过关的。

具体怎么做

  1. 写下现有流程：从什么事件开始，经过哪些处理，最终输出到哪里
  2. 让 AI 帮你设计工作流节点和每个节点的输入输出
  3. 用 5-10 条测试数据跑通流程
  4. 上线后保留人工确认环节，定期抽查结果

提示词模板（可直接复制）

提示词的关键是把背景、要求和输出格式写清楚：

【背景】身份：负责供应商管理、询比价和采购合同的采购专员；平时主要和需求部门和采购经理打交道。
我是采购，想用自动化平台搭建一个工作流，请帮我设计。

现有流程：
1. 需求部门通过表单提交需求
2. 我人工阅读，判断类型（咨询 / 投诉 / 建议）和紧急程度
3. 整理成摘要，发到工作群并@对应负责人
4. 登记到“采购订单”表格

请：
1. 设计工作流节点：触发器 → 处理节点 → 输出节点
2. 为“判断类型和紧急程度”的 AI 节点写提示词，要求输出 JSON：{"type":..., "urgency":..., "summary":...}
3. 说明哪些环节需要保留人工确认
4. 列出上线前需要测试的情况

示例输出（仅供示意）

示例输出如下（虚构内容，仅演示 AI 大致会给出什么样的结果）：

工作流设计

  1. 触发器：表单收到新提交
  2. AI 节点：判断类型、紧急程度，生成 50 字摘要
  3. 条件分支：urgency 为“高”时额外发送提醒
  4. 输出：发送群消息并@负责人；写入“采购订单”表格

AI 节点提示词

你是采购的助手。阅读下面的表单内容，只输出 JSON，不要输出其他文字：
{"type": "咨询|投诉|建议", "urgency": "高|中|低", "summary": "50字以内摘要"}
判断不了时 type 填“待人工判断”。
表单内容：{{表单正文}}

人工确认：投诉类和高紧急程度的消息，由负责人确认后再回复

测试情况：空表单、超长内容、同时包含投诉和建议、含有个人信息的内容

如果结果不理想，不要急着换工具，先在提示词里补充采购经理的具体要求或给出一个参考样例，再生成一次。

实用技巧与常见坑

  • AI 节点要求固定 JSON 格式输出，后续节点才能稳定处理。
  • 流程中涉及供应商报价、合同条款和成本数据时，确认平台的数据存储和权限设置。
  • 上线后定期抽查 AI 分类结果，发现问题及时调整提示词。

给采购的特别提醒

谈判前让 AI 扮演供应商，提前演练对方可能的说辞。还有一点很关键：比价结论要结合质量、交期和售后，不能只看 AI 汇总的价格。

举一反三

  • 邮件分拣：自动分类收件箱中的邮件并生成摘要。
  • 多语言通知：自动把通知翻译成多种语言发送。

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