对负责招聘、员工关系和培训的人力资源专员来说，招聘文案、面试安排、员工沟通、制度解释和各类通知很多，措辞还要格外谨慎。每天重复的“复制—整理—转发”流程，可以用自动化平台加 AI 节点串起来，让机器先跑一遍，人只负责确认。下面以HR的真实场景为例，演示用 AI 搭建自动化工作流的完整流程：先把现有流程拆成触发、处理、输出三部分，让 AI 帮你设计工作流和每个 AI 节点的提示词，在测试数据上跑通后再上线。

场景：HR为什么需要 AI 搭建自动化工作流

HR每天都要做一件重复的事：收到新的表单、邮件或消息后，整理内容、分类，再通知相关的人，比如处理“筛选简历约 150 份”时的信息流转。每次十几分钟，一天下来就是一两个小时。对HR来说，这类需求往往和“发布 4 个岗位的招聘信息”“更新员工手册”这些事挤在同一周，留给它的时间并不多。

推荐工具

国内可以使用飞书多维表格自动化、钉钉宜搭、扣子（Coze）工作流、腾讯云 HiFlow 等；海外常用的有 Zapier、Make、n8n 等，它们大多支持接入大模型作为处理节点。

案例：一次完整的使用过程（虚构）

先看一个虚构但很典型的例子。小郑是一位负责招聘、员工关系和培训的人力资源专员，这周手头的事情包括“筛选简历约 150 份”和“更新员工手册”，偏偏这时又需要搭建自动化工作流。小郑没有从空白页开始，而是先花几分钟把相关材料整理好，按下面的提示词交给 AI，拿到初稿后对照原始资料逐条核对，再补上自己的判断。整个过程中，小郑特别留意不把候选人简历、员工薪资和个人隐私信息放进对话里。

具体怎么做

  1. 写下现有流程：从什么事件开始，经过哪些处理，最终输出到哪里
  2. 让 AI 帮你设计工作流节点和每个节点的输入输出
  3. 为 AI 处理节点写好提示词，要求固定格式输出
  4. 用 5-10 条测试数据跑通流程
  5. 上线后保留人工确认环节，定期抽查结果

提示词模板（可直接复制）

把方括号和括号里的内容换成你自己的信息即可：

【背景】当前的难点是：两个技术岗位招聘周期偏长，用人部门催得紧。
我是HR，想用自动化平台搭建一个工作流，请帮我设计。

现有流程：
1. 员工和候选人通过表单提交需求
2. 我人工阅读，判断类型（咨询 / 投诉 / 建议）和紧急程度
3. 整理成摘要，发到工作群并@对应负责人
4. 登记到“招聘进度”表格

请：
1. 设计工作流节点：触发器 → 处理节点 → 输出节点
2. 为“判断类型和紧急程度”的 AI 节点写提示词，要求输出 JSON：{"type":..., "urgency":..., "summary":...}
3. 说明哪些环节需要保留人工确认
4. 列出上线前需要测试的情况

效果示例（虚构演示）

示例输出如下（虚构内容，仅演示 AI 大致会给出什么样的结果）：

工作流设计

  1. 触发器：表单收到新提交
  2. AI 节点：判断类型、紧急程度，生成 50 字摘要
  3. 条件分支：urgency 为“高”时额外发送提醒
  4. 输出：发送群消息并@负责人；写入“招聘进度”表格

AI 节点提示词

你是HR的助手。阅读下面的表单内容，只输出 JSON，不要输出其他文字：
{"type": "咨询|投诉|建议", "urgency": "高|中|低", "summary": "50字以内摘要"}
判断不了时 type 填“待人工判断”。
表单内容：{{表单正文}}

人工确认：投诉类和高紧急程度的消息，由负责人确认后再回复

测试情况：空表单、超长内容、同时包含投诉和建议、含有个人信息的内容

如果结果不理想，不要急着换工具，先在提示词里补充HR 负责人的具体要求或给出一个参考样例，再生成一次。

避坑指南

  • AI 节点要求固定 JSON 格式输出，后续节点才能稳定处理。
  • 流程中涉及候选人简历、员工薪资和个人隐私信息时，确认平台的数据存储和权限设置。

给HR的特别提醒

写招聘和制度内容时，请 AI 检查是否存在性别、年龄等歧视性表述。同时要记住：涉及劳动法规、薪酬和解约的问题，以当地法规和专业意见为准，不能只依赖 AI 回答。

还可以这样用

  • 日报汇总：每天定时汇总表格中的新增记录并发送。
  • 内容审核：对提交的内容先做 AI 初筛，再人工复核。

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