作为在酒店或民宿负责接待、预订和客诉处理的前台人员，你可能也有同感：要接待不同国家的客人，回复预订平台评价，处理突发投诉，还要做交接记录。每天重复的“复制—整理—转发”流程，可以用自动化平台加 AI 节点串起来，让机器先跑一遍，人只负责确认。下面以酒店前台的真实场景为例，演示用 AI 搭建自动化工作流的完整流程：先把现有流程拆成触发、处理、输出三部分，让 AI 帮你设计工作流和每个 AI 节点的提示词，在测试数据上跑通后再上线。

场景：酒店前台为什么需要 AI 搭建自动化工作流

酒店前台每天都要做一件重复的事：收到新的表单、邮件或消息后，整理内容、分类，再通知相关的人，比如处理“回复预订平台评价 30 条”时的信息流转。每次十几分钟，一天下来就是一两个小时。

用什么工具

国内可以使用飞书多维表格自动化、钉钉宜搭、扣子（Coze）工作流、腾讯云 HiFlow 等；海外常用的有 Zapier、Make、n8n 等，它们大多支持接入大模型作为处理节点。

选择平台时优先考虑你们已经在用的办公系统，权限和数据也更容易管理。

案例：一次完整的使用过程（虚构）

设想一个虚构场景：小孙刚接手一部分新工作，既要完成“处理 2 起房间噪音投诉”，又要准备“整理周边游玩推荐卡片”。面对需要搭建自动化工作流的任务，小孙的做法是：先让 AI 按固定结构起草，再对照自己掌握的事实逐项修改，涉及住客身份证件、房号和联系方式的部分一律用代号替换。这样既节省了时间，也守住了准确性和隐私的底线。

操作步骤

  1. 写下现有流程：从什么事件开始，经过哪些处理，最终输出到哪里
  2. 让 AI 帮你设计工作流节点和每个节点的输入输出
  3. 为 AI 处理节点写好提示词，要求固定格式输出
  4. 上线后保留人工确认环节，定期抽查结果

可复用的提示词

把方括号和括号里的内容换成你自己的信息即可：

【背景】当前的难点是：节假日满房，超售风险需要提前关注。
我是酒店前台，想用自动化平台搭建一个工作流，请帮我设计。

现有流程：
1. 住客通过表单提交需求
2. 我人工阅读，判断类型（咨询 / 投诉 / 建议）和紧急程度
3. 整理成摘要，发到工作群并@对应负责人
4. 登记到“入住记录”表格

请：
1. 设计工作流节点：触发器 → 处理节点 → 输出节点
2. 为“判断类型和紧急程度”的 AI 节点写提示词，要求输出 JSON：{"type":..., "urgency":..., "summary":...}
3. 说明哪些环节需要保留人工确认
4. 列出上线前需要测试的情况

示例输出（仅供示意）

示例输出如下（虚构内容，仅演示 AI 大致会给出什么样的结果）：

工作流设计

  1. 触发器：表单收到新提交
  2. AI 节点：判断类型、紧急程度，生成 50 字摘要
  3. 条件分支：urgency 为“高”时额外发送提醒
  4. 输出：发送群消息并@负责人；写入“入住记录”表格

AI 节点提示词

你是酒店前台的助手。阅读下面的表单内容，只输出 JSON，不要输出其他文字：
{"type": "咨询|投诉|建议", "urgency": "高|中|低", "summary": "50字以内摘要"}
判断不了时 type 填“待人工判断”。
表单内容：{{表单正文}}

人工确认：投诉类和高紧急程度的消息，由负责人确认后再回复

测试情况：空表单、超长内容、同时包含投诉和建议、含有个人信息的内容

拿到类似的结果后，小孙的做法是先核对事实和数字，再结合“整理周边游玩推荐卡片”的安排调整重点，最后才对外使用。

实用技巧与常见坑

  • AI 节点要求固定 JSON 格式输出，后续节点才能稳定处理。
  • 对外发送和不可撤回的操作，保留人工确认。
  • 流程中涉及住客身份证件、房号和联系方式时，确认平台的数据存储和权限设置。

给酒店前台的特别提醒

差评回复让 AI 先表达歉意和理解，再说明改进措施。另外，退款、赔偿和升级房型等承诺以酒店政策为准，住客信息不要输入 AI。

举一反三

  • 邮件分拣：自动分类收件箱中的邮件并生成摘要。
  • 日报汇总：每天定时汇总表格中的新增记录并发送。

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