这是一个虚构但很典型的案例：老何是一位负责办公室管理、会议活动、采购和后勤的行政专员，最近手头在忙“组织全员月度会议”，同时还要准备“筹备年会场地考察”。这次老何需要整理一份给行政主管的活动方案，决定试试 AI 个人记账分析。

背景

对老何来说，通知、活动方案、物资采购和各种临时事务一件接一件，文字工作琐碎但不能出错。偏偏这次还遇到一个变数：年会场地档期紧张，需要尽快确认。活动方案需要尽快交给行政主管，时间并不宽裕。

第一次尝试：问题出在哪

老何一开始只写了一句话：

帮我写一份关于“公司年会筹备”的活动方案。

结果 AI 给出的内容四平八稳却用不上。复盘下来，主要有两个问题：

  • 上传包含卡号和账号的记录。
  • 只分析一次就结束。

改进后的提示词

老何按照 AI 记账分析的思路重写了提示词，核心是告诉 AI 你的分类偏好：

下面是我上个月的支出记录（已删除卡号等敏感信息），格式为：日期、金额、商户/备注。
请：
1. 按“餐饮、交通、居住、购物、娱乐、学习、其他”分类，统计每类的总额和占比；
2. 列出金额最大的 5 笔支出；
3. 找出重复出现的小额消费（比如每周多次的外卖），估算一个月的总额；
4. 给出 3 条具体可行的节省建议；
5. 计算时请列出算式，金额保留两位小数。
记录：[粘贴]

结果（示意）

下面的效果为虚构演示，用来说明这类改进通常带来的变化：

示例（虚构）：一位上班族把一个月的支出记录交给 AI，发现外卖占餐饮支出的大部分，且多集中在加班的晚上。AI 建议每周准备两到三次简单的便当，并设置外卖的周预算。下一个月，他的餐饮支出有了明显下降。

拿到结果后，老何没有直接转发，而是先检查关键事实和数字，再补上 AI 不知道的背景。

复盘：这次用到的方法

  • 让 AI 分类统计，并计算各类占比和月度变化。
  • 让 AI 找出异常或可优化的支出。
  • 根据分析结果，和 AI 一起制定预算。
  • 删除卡号、账号、身份证号等敏感信息后再分析。

之后老何发现，同样的方法也适用于另一类场景：收支记录分散在多个账户，需要汇总。

复盘时老何还想到一个问题：家庭记账怎么做？答案是：可以按家庭成员或用途分类，让 AI 汇总家庭整体支出和每个人的支出。

给行政的提醒

把常用通知、流程整理成模板，每次让 AI 按模板填充，格式统一不易漏项。涉及时间、地点、费用的信息必须人工核对，AI 不会知道实际安排。另外，对话里不要出现员工联系方式、合同和供应商报价。

一个额外的小技巧：用支持代码执行的工具处理导出的账单文件，结果更准确。

换成你的场景

把案例中的活动方案换成你手头的材料，把行政主管换成你的读者，提示词结构基本不用改。真正需要花心思的是背景描述：写得越贴近实际，结果越可用。

相关阅读