这是一份 AI 写 Excel 公式检查清单，复制到笔记里，每次使用前过一遍。用 AI 写表格公式是把你想要的计算或判断用日常语言描述出来，让 AI 写出 Excel 或其他表格软件的公式，并解释每一部分的含义。工作流技能要算的是总账：AI 省下的时间，减去检查和修正的时间，才是真正的收益。

什么时候拿出这份清单

  • 按多个条件统计、求和、计数。
  • 看不懂别人留下的复杂公式。

多说一句：“统计上个月的订单”听起来清楚，但“上个月”是自然月还是最近 30 天？订单是否包含取消的？这些细节你不说，AI 就只能猜。

使用前

  • 说明你使用的表格软件和版本，因为部分函数并非所有版本都支持。
  • 描述数据结构：哪一列是什么、从第几行开始、数据大概长什么样。
  • 用业务语言描述计算规则，并给出一两个预期结果的例子。
  • 确认材料中不包含供应商报价、合同条款和成本数据，必要时先脱敏。

使用中

  • 让 AI 给出公式并逐段解释。
  • 先在几行数据上测试，核对结果是否正确。
  • 部分新函数旧版本不支持，提前说明可以避免报错。
  • 先在几行上测试，确认结果正确再推广。

使用后

  • 把公式填充到全部数据，并抽查边界情况，比如空值、重复值。
  • 只描述结构或提供几行虚构样例。
  • 已记录本次有效的写法，便于下次复用。
  • 采购特别注意：谈判前让 AI 扮演供应商，提前演练对方可能的说辞。

红线清单

  • 不说明数据结构。
  • 不说明软件和版本。
  • 拿到公式直接填充全表。
  • 忽略数据格式问题。

配套模板

清单配合下面的模板使用效果更好：

我在用表格软件整理采购订单，A 列是“物料类别”，B 列是“下单日期”，C 列是“采购金额”，D 列是“供应商”，数据从第 2 行开始。
请帮我写一个公式：统计 A 列等于“电子料”且 C 列大于 100 的记录有多少条。
要求：
1. 给出公式，并逐段解释含义；
2. 说明如果数据中有空白格，结果会不会受影响；
3. 再给一个按 A 列每个值分别统计的做法。

按清单完成后，结果大致会是这样（虚构示例）：

示例（虚构）：用户描述“如果 D 列日期早于今天且 E 列状态不是已完成，就在 F 列显示逾期”。AI 给出条件判断公式，并解释日期比较和逻辑“且”的写法，同时提醒“D 列如果是文本格式的日期，需要先转换”。

让清单更好用的两个习惯

  • 给出一两个“输入→预期结果”的例子，AI 写出的公式更准确。
  • 把常用公式和说明整理成个人笔记，下次直接复用。

清单之外

AI 写的公式一定对吗？ 不一定，可能存在引用范围或逻辑错误，务必用几行数据测试并核对结果。

能帮我写宏或脚本吗？ 可以，但运行脚本前要理解它做了什么，并先在副本上测试。

把清单变成习惯

不必追求每次都完美勾满。更实际的做法是：重要任务全量检查，日常小任务只看标星的几项。采购在准备比价报告或参加供应商评审会前用一次，就能感受到差别。

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