对负责办公室管理、会议活动、采购和后勤的行政专员来说，通知、活动方案、物资采购和各种临时事务一件接一件，文字工作琐碎但不能出错。做攻略最累的是在大量信息里取舍，AI 可以按你的偏好快速排出初版行程，你再核实细节。这篇文章用一个完整的例子演示行政如何借助 AI 做旅行攻略：把人数、天数、预算、节奏和偏好告诉 AI，让它排出逐日行程，再用带联网搜索的工具核实开放时间和交通。

典型场景

行政计划安排一次三到四天的出行，同行的有家人或朋友，大家的体力和兴趣不同。看了很多攻略，越看越乱，不知道怎么安排才不累又不留遗憾。尤其当行政主管同时还在等“处理工位调整需求”的结果时，能把这部分工作提速，就能腾出精力处理更重要的判断。

推荐工具

行程框架可以用对话助手生成；开放时间、门票、交通等实时信息建议用带联网搜索的 AI（如 Kimi、豆包、Perplexity、ChatGPT 搜索）查询，并以官方渠道为准。

举个例子

设想一个虚构场景：小周刚接手一部分新工作，既要完成“安排 3 位客户来访接待”，又要准备“整理固定资产盘点表”。面对需要做旅行攻略的任务，小周的做法是：先让 AI 按固定结构起草，再对照自己掌握的事实逐项修改，涉及员工联系方式、合同和供应商报价的部分一律用代号替换。这样既节省了时间，也守住了准确性和隐私的底线。

分步操作

  1. 写清出发地、目的地、日期、人数和同行人的情况
  2. 说明预算范围和节奏偏好
  3. 列出必去和不想去的地方
  4. 让 AI 排出逐日行程，标注交通方式和时间
  5. 核实开放时间、预约要求和天气，再做最终调整

提示词示例

提示词的关键是把背景、要求和输出格式写清楚：

【背景】身份：负责办公室管理、会议活动、采购和后勤的行政专员；平时主要和全体员工和行政主管打交道。
请帮我规划一次旅行。

出行人：行政和家人共 3 人，其中一位长辈腿脚不太方便
天数：3 天 2 晚，从市中心酒店出发
预算：中等，不追求奢华
偏好：自然风景和当地美食，不想排长队，每天下午留出休息时间

请输出：
1. 逐日行程表：时间段 / 地点 / 活动 / 交通方式 / 预计时长
2. 每天的餐饮建议（类型即可，不要编造具体店名和价格）
3. 需要提前预约或核实的事项清单
4. 雨天备选方案

开放时间、门票等信息请注明“需核实”。

示例输出（仅供示意）

下面是演示用的输出示例，其中的人名、数字和事项均为虚构，实际使用时请以你自己的资料为准：

第一天

时间地点活动交通时长
9:30城市公园平地散步、拍照打车2 小时
12:00附近当地特色午餐步行1 小时
13:30酒店午休打车2 小时
16:30老城区慢逛、品尝小吃打车2.5 小时

需要核实：公园是否有电瓶车（方便长辈）；老城区是否限行；热门餐厅是否需要排号

雨天备选：博物馆或室内展馆（开放时间需核实）

拿到类似的结果后，小周的做法是先核对事实和数字，再结合“整理固定资产盘点表”的安排调整重点，最后才对外使用。

注意事项与技巧

  • AI 提供的开放时间、票价和店铺信息可能过时，一定以官方渠道为准。
  • 有老人或孩子同行时，把体力限制写清楚，行程会更合理。

给行政的特别提醒

活动方案让 AI 先列清单，再逐项补充细节和负责人。另外，涉及时间、地点、费用的信息必须人工核对，AI 不会知道实际安排。

一个容易被忽略的习惯：把常用通知、流程整理成模板，每次让 AI 按模板填充，格式统一不易漏项。

变体用法

  • 出行清单：根据目的地、季节和同行人生成行李清单。
  • 出差顺游：利用出差前后的半天安排短途行程。

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