负责办公室管理、会议活动、采购和后勤的行政专员，日常工作里通知、活动方案、物资采购和各种临时事务一件接一件，文字工作琐碎但不能出错。很多重复性的整理工作，用一个几十行的脚本就能一键完成，而 AI 让不会编程的人也能写出这样的脚本。下面以行政的真实场景为例，演示用 AI 写 Python 自动化脚本的完整流程：描述输入文件、处理规则和期望输出，让 AI 写带注释的脚本和运行说明，先在副本上测试。

场景：行政为什么需要 AI 写 Python 自动化脚本

行政每周都要做一件重复的事：把多个“物资采购”表格合并，按物资类别汇总，再另存为一份新表格。手工复制粘贴半小时，还容易漏行。

推荐工具

可以用 ChatGPT、Claude、DeepSeek、Kimi 等对话助手写脚本；如果安装了 VS Code，可以配合 GitHub Copilot、通义灵码等编程助手边写边改。

不会配置环境的话，可以让 AI 一步步教你安装 Python 和所需的库；ChatGPT 等带代码执行能力的工具也可以直接处理上传的文件（注意数据安全）。

案例：一次完整的使用过程（虚构）

设想一个虚构场景：小周刚接手一部分新工作，既要完成“组织全员月度会议”，又要准备“整理固定资产盘点表”。面对需要写 Python 自动化脚本的任务，小周的做法是：先让 AI 按固定结构起草，再对照自己掌握的事实逐项修改，涉及员工联系方式、合同和供应商报价的部分一律用代号替换。这样既节省了时间，也守住了准确性和隐私的底线。

分步操作

  1. 说明输入：文件格式、位置、列名
  2. 说明处理规则：合并、筛选、汇总、改名等
  3. 说明输出：文件名、格式、保存位置
  4. 让 AI 写带中文注释的脚本和运行步骤
  5. 先复制一份数据做测试，确认结果正确再正式使用

可复用的提示词

下面的提示词可以直接复制，按行政的实际情况替换细节：

【背景】身份：负责办公室管理、会议活动、采购和后勤的行政专员；平时主要和全体员工和行政主管打交道。
我是行政，不太懂编程，请帮我写一个 Python 脚本。

输入：文件夹 data/ 中有多个 Excel 文件（.xlsx），每个文件结构相同，列为：物资类别、采购日期、采购金额、申请部门
处理：
1. 合并所有文件
2. 删除完全重复的行
3. 按“物资类别”汇总“采购金额”的合计和记录数
输出：生成“汇总结果.xlsx”，包含两个工作表：明细、汇总

要求：
- 每一步写中文注释
- 告诉我需要安装什么，怎么运行
- 如果某个文件缺少某列，打印提示并跳过该文件

AI 输出示例（示意）

以下是一段示意性的输出，内容基于虚构的工作记录，仅用于展示格式和思路，实际结果会因工具和输入不同而变化：

import glob
import pandas as pd

cols = ["物资类别", "采购日期", "采购金额", "申请部门"]
frames = []
for path in glob.glob("data/*.xlsx"):
    df = pd.read_excel(path)
    if not set(cols).issubset(df.columns):
        print(f"跳过 {path}：缺少必要的列")
        continue
    frames.append(df[cols])

detail = pd.concat(frames).drop_duplicates()        # 合并并去重
summary = detail.groupby("物资类别")["采购金额"].agg(["sum", "count"])

with pd.ExcelWriter("汇总结果.xlsx") as w:
    detail.to_excel(w, sheet_name="明细", index=False)
    summary.to_excel(w, sheet_name="汇总")
print("完成！")

运行步骤：安装 Python 后执行 pip install pandas openpyxl，在脚本所在文件夹运行 python merge.py。

如果结果不理想，不要急着换工具，先在提示词里补充行政主管的具体要求或给出一个参考样例，再生成一次。

避坑指南

  • 列名要和实际文件完全一致，多一个空格都会出错。
  • 脚本跑通后保存好，并写一段使用说明，方便同事复用。

给行政的特别提醒

活动方案让 AI 先列清单，再逐项补充细节和负责人。同时要记住：涉及时间、地点、费用的信息必须人工核对，AI 不会知道实际安排。

很多行政还会这样做：把常用通知、流程整理成模板，每次让 AI 按模板填充，格式统一不易漏项。

举一反三

  • 定时任务：让 AI 教你用系统的定时任务每天自动运行脚本。
  • 网页数据整理：在遵守网站规则的前提下整理公开数据。

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