负责办公室管理、会议活动、采购和后勤的行政专员，日常工作里通知、活动方案、物资采购和各种临时事务一件接一件，文字工作琐碎但不能出错。每天重复的“复制—整理—转发”流程，可以用自动化平台加 AI 节点串起来，让机器先跑一遍，人只负责确认。这篇文章用一个完整的例子演示行政如何借助 AI 搭建自动化工作流：先把现有流程拆成触发、处理、输出三部分，让 AI 帮你设计工作流和每个 AI 节点的提示词，在测试数据上跑通后再上线。

使用场景

行政每天都要做一件重复的事：收到新的表单、邮件或消息后，整理内容、分类，再通知相关的人，比如处理“完成办公用品季度采购”时的信息流转。每次十几分钟，一天下来就是一两个小时。

用什么工具

国内可以使用飞书多维表格自动化、钉钉宜搭、扣子（Coze）工作流、腾讯云 HiFlow 等；海外常用的有 Zapier、Make、n8n 等，它们大多支持接入大模型作为处理节点。

一个虚构的例子

下面这个例子是虚构的：安琪遇到的难题是“年会场地档期紧张，需要尽快确认”。为了不让它拖慢“完成办公用品季度采购”的进度，安琪决定借助 AI 搭建自动化工作流。第一次只写了一句简单的要求，结果很空泛；第二次把对象（行政主管）、目的和限制条件都写清楚，输出就可用多了。这也是本文提示词模板要把背景写全的原因。

具体怎么做

  1. 写下现有流程：从什么事件开始，经过哪些处理，最终输出到哪里
  2. 让 AI 帮你设计工作流节点和每个节点的输入输出
  3. 为 AI 处理节点写好提示词，要求固定格式输出
  4. 用 5-10 条测试数据跑通流程
  5. 上线后保留人工确认环节，定期抽查结果

提示词模板（可直接复制）

下面的提示词可以直接复制，按行政的实际情况替换细节：

【背景】最近在处理“完成办公用品季度采购”，同时要准备“整理固定资产盘点表”。
我是行政，想用自动化平台搭建一个工作流，请帮我设计。

现有流程：
1. 全体员工通过表单提交需求
2. 我人工阅读，判断类型（咨询 / 投诉 / 建议）和紧急程度
3. 整理成摘要，发到工作群并@对应负责人
4. 登记到“物资采购”表格

请：
1. 设计工作流节点：触发器 → 处理节点 → 输出节点
2. 为“判断类型和紧急程度”的 AI 节点写提示词，要求输出 JSON：{"type":..., "urgency":..., "summary":...}
3. 说明哪些环节需要保留人工确认
4. 列出上线前需要测试的情况

效果示例（虚构演示）

示例输出如下（虚构内容，仅演示 AI 大致会给出什么样的结果）：

工作流设计

  1. 触发器：表单收到新提交
  2. AI 节点：判断类型、紧急程度，生成 50 字摘要
  3. 条件分支：urgency 为“高”时额外发送提醒
  4. 输出：发送群消息并@负责人；写入“物资采购”表格

AI 节点提示词

你是行政的助手。阅读下面的表单内容，只输出 JSON，不要输出其他文字：
{"type": "咨询|投诉|建议", "urgency": "高|中|低", "summary": "50字以内摘要"}
判断不了时 type 填“待人工判断”。
表单内容：{{表单正文}}

人工确认：投诉类和高紧急程度的消息，由负责人确认后再回复

测试情况：空表单、超长内容、同时包含投诉和建议、含有个人信息的内容

如果结果不理想，不要急着换工具，先在提示词里补充行政主管的具体要求或给出一个参考样例，再生成一次。

注意事项与技巧

  • 从最简单、最高频的流程开始自动化，不要一上来就做复杂流程。
  • 对外发送和不可撤回的操作，保留人工确认。
  • 流程中涉及员工联系方式、合同和供应商报价时，确认平台的数据存储和权限设置。

给行政的特别提醒

把常用通知、流程整理成模板，每次让 AI 按模板填充，格式统一不易漏项。同时要记住：涉及时间、地点、费用的信息必须人工核对，AI 不会知道实际安排。

还可以这样用

  • 日报汇总：每天定时汇总表格中的新增记录并发送。
  • 多语言通知：自动把通知翻译成多种语言发送。

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