作为负责办公室管理、会议活动、采购和后勤的行政专员，你可能也有同感：通知、活动方案、物资采购和各种临时事务一件接一件，文字工作琐碎但不能出错。流程图能让复杂的业务一目了然，但拖拽画图很费时间，修改一次就要重新排版。本文给出行政用 AI 画流程图的一套可直接照抄的做法：用文字描述流程，让 AI 生成 Mermaid 代码，粘贴到支持的工具中自动渲染，修改时改文字即可。

典型场景

行政需要把“完成办公用品季度采购”的处理流程画出来，用于新人培训或和行政主管对齐。流程里有判断分支和异常处理，用画图软件拖来拖去很费劲。而且行政手上通常同时压着“整理固定资产盘点表”之类的事情，如果每次都从零开始，很容易顾此失彼。

推荐工具

对话助手负责生成 Mermaid 代码，Typora、Obsidian、Notion、飞书文档、语雀以及 Mermaid 在线编辑器都能渲染；draw.io 也支持导入 Mermaid。

案例：一次完整的使用过程（虚构）

我们用一个虚构人物把流程串起来：安琪，行政，最近在忙“筹备年会场地考察”。一次行政周会结束后，安琪意识到需要尽快画流程图，可当天还要处理“组织全员月度会议”。于是安琪把要求和背景一次性写进提示词，让 AI 先出一版，再花时间修改关键部分。最后交给行政主管的版本，结构和措辞都是安琪亲自把过关的。

具体怎么做

  1. 用文字描述流程：开始、每一步、判断条件、结束
  2. 让 AI 生成 Mermaid 代码并检查语法
  3. 粘贴到支持的工具中预览
  4. 发现问题时修改文字描述重新生成

提示词示例

提示词的关键是把背景、要求和输出格式写清楚：

【背景】当前的难点是：年会场地档期紧张，需要尽快确认。
请把下面的流程转换成 Mermaid 流程图代码（flowchart TD）。

流程：完成办公用品季度采购
1. 收到需求后，先判断信息是否完整
2. 不完整：退回补充，补充后重新判断
3. 完整：进入处理，由行政执行
4. 处理完成后提交行政主管确认
5. 确认通过：归档结束；不通过：返回修改

要求：判断节点用菱形，节点文字简短，只输出代码，并在代码后说明如何修改节点文字。

AI 输出示例（示意）

示例输出如下（虚构内容，仅演示 AI 大致会给出什么样的结果）：

flowchart TD
    A[收到需求] --> B{信息完整?}
    B -- 否 --> C[退回补充]
    C --> B
    B -- 是 --> D[执行处理]
    D --> E[提交确认]
    E --> F{确认通过?}
    F -- 是 --> G[归档结束]
    F -- 否 --> D

修改方法：方括号 [ ] 中是普通节点文字，花括号 { } 中是判断节点文字，直接修改即可；箭头上的文字写在 – 和 –> 之间。

拿到类似的结果后，安琪的做法是先核对事实和数字，再结合“筹备年会场地考察”的安排调整重点，最后才对外使用。

避坑指南

  • 分支太多时，拆成主流程和子流程两张图。
  • 不同工具对 Mermaid 版本的支持不同，渲染失败时换一个编辑器试试。

给行政的特别提醒

活动方案让 AI 先列清单，再逐项补充细节和负责人。同时要记住：涉及时间、地点、费用的信息必须人工核对，AI 不会知道实际安排。

再补充一条经验：把常用通知、流程整理成模板，每次让 AI 按模板填充，格式统一不易漏项。

还可以这样用

  • 甘特图：把项目计划转成 Mermaid gantt 代码。
  • 状态图：描述订单、工单等对象的状态变化。

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