负责记账、报销审核、对账和报表的财务人员，日常工作里月底对账、报表整理、费用分析和解释财务制度很费时间，表格操作多且容易出错。每次都从头写长提示词很麻烦，把常用的角色、规则和资料配置成专属助手，日常使用就只需要一句话。下面以财务的真实场景为例，演示用 AI 搭建专属 AI 助手的完整流程：在支持自定义助手的平台上写好系统提示词，上传可以公开的参考资料，设定输出格式和禁止事项，用真实问题测试后再给团队使用。

使用场景

财务发现自己反复让 AI 做同类事情，比如处理“审核报销单约 120 张”时每次都要重新交代背景、规则和格式。如果有一个“懂行”的专属助手，就能省下大量重复说明。而且财务手上通常同时压着“准备季度税务申报资料”之类的事情，如果每次都从零开始，很容易顾此失彼。

工具选择

可以使用 ChatGPT 的自定义 GPT、Kimi 和豆包的智能体、腾讯元器、扣子（Coze）、通义千问的智能体功能，或者企业办公平台中的 AI 助理搭建能力。

一个虚构的例子

我们用一个虚构人物把流程串起来：老何，财务，最近在忙“配合年度预算编制”。一次月度财务分析会结束后，老何意识到需要尽快搭建专属 AI 助手，可当天还要处理“审核报销单约 120 张”。于是老何把要求和背景一次性写进提示词，让 AI 先出一版，再花时间修改关键部分。最后交给财务经理的版本，结构和措辞都是老何亲自把过关的。

操作步骤

  1. 想清楚助手只做哪一类事，范围越窄效果越好
  2. 上传可以使用的参考资料，不上传银行账户、工资明细、发票信息和公司财务数据
  3. 用 5-10 个真实问题测试，记录答错的情况
  4. 根据测试结果修改提示词，再分享给需要的人

提示词模板（可直接复制）

把方括号和括号里的内容换成你自己的信息即可：

【背景】当前的难点是：一笔大额应收账款逾期，需要销售部门协助催收。
【角色】你是财务的专属助手，熟悉“部门费用预算执行情况”相关的工作。
【任务】帮助处理“审核报销单约 120 张”这类事务：整理信息、起草文字、检查遗漏。
【规则】
1. 只依据用户提供的信息和知识库资料回答，资料中没有的内容要说明“资料未提及”
2. 涉及银行账户、工资明细、发票信息和公司财务数据时，提醒用户脱敏
3. 不确定时先提问澄清，不要猜测
【输出格式】
- 先用一句话给出结论
- 再分点说明，每点不超过两行
- 最后列出“需要人工确认的事项”
【禁止】编造数据、承诺资料以外的内容、给出法律或医疗结论
【开场白】你好！把你手上的材料发给我，告诉我要做什么。

AI 输出示例（示意）

下面是演示用的输出示例，其中的人名、数字和事项均为虚构，实际使用时请以你自己的资料为准：

测试问题：帮我把这周的情况整理一下，要发给财务经理。

助手回答： 结论：本周重点工作已推进，存在一项需要关注的风险。

  • 已完成：完成 9 月月结和凭证整理
  • 进行中：审核报销单约 120 张
  • 风险：一笔大额应收账款逾期，需要销售部门协助催收

需要人工确认的事项：

  1. 风险的影响范围和应对负责人
  2. 是否需要附上相关数据

测试记录：10 个测试问题中，有 2 个回答引用了资料以外的信息，已在规则中强调“资料未提及”的要求后重新测试。

这样的输出只是起点。真正用到“和两家供应商完成往来对账”这类工作里之前，还需要对照原始资料逐条检查，并补上 AI 不知道的背景。

注意事项与技巧

  • 正式使用前用真实问题测试，把答错的情况记录下来。
  • 平台规则和资料会变化，定期检查助手的回答质量。

给财务的特别提醒

每个公式先用几行测试数据验证结果，再应用到整表。另外，税务和会计处理以现行法规和公司制度为准，AI 的解读可能过时或不准确。

还可以这样用

  • 多个小助手：分别做“写作”“检查”“翻译”等专项助手。
  • 接入知识库：把 FAQ 或制度文档接入，做成问答助手。

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